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ビジネスを円滑にする!年末の挨拶メールの書き方解説します

ビジネスを円滑にする!年末の挨拶メールの書き方解説します

ペーパーレス社会への移行に伴い、年末年始の挨拶もメールで済ませる企業は増えています。

特に年末の挨拶は、コスト・業務効率の観点から、メールを活用する場合が少なくありません。

しかし、実際に年末の挨拶メールを送るとなると、その文面や送り方に悩んでしまう方は多いのではないでしょうか?

そこで今回は、年末の挨拶メールの書き方や例文、NG行動について解説します。

年末の挨拶メールの書き方に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

年末の挨拶メールはなぜ送るのか

年末年始の挨拶は、ビジネスにおいても非常に大切です。

1年間の取引のお礼、送り先の従業員・担当者への気遣い、来年度以降の取引に関する挨拶をすることは、ビジネスマナーの一環です。

一年の締めくくりとして、また来年度以降も快い取引を続けるためにも、正しい文面での年末の挨拶メールを送りましょう。

以下では年末の挨拶メールの例文やNG行動について詳しく解説していきます。

社外・取引先向けの年末挨拶メール例文

件名:株式会社〇〇より年末のご挨拶
株式会社△△ 御中
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
今年も残すところわずかとなりました。
本年も格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
来年も従業員一同、さらなるサービス向上を目指す所存でございますので、
より一層ご支援賜りますよう、お願い申し上げます。
つきましては、弊社の年末年始の営業日についてご案内いたします。
年末年始休業 2022年12月28日〜2023年1月3日
※休業中の緊急連絡先:〇〇〇〇
期間中は何かとご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承いただけますと幸いです。
明くる年も変わらぬご愛顧いただけますようお願い申し上げます。
どうぞ良いお年をお迎えください。
株式会社〇〇 一同

年末年始の挨拶は、丁寧かつ簡潔に済ませましょう。

特に挨拶とともに伝えたいのが、年末年始の休業期間と、期間中の連絡対応についてです。

以上の要点を簡潔に伝えて、挨拶メールを締めくくりましょう。

社内への年末挨拶メール例文

件名:年末のご挨拶
〇〇(部署名)の皆さま
本年も大変お世話になりました。
1年を無事に過ごせましたことも、ひとえに職場の皆さまのご支援のおかげです。
誠にありがとうございました。
特に〇〇プロジェクトに際して、通常業務だけでなく新人教育をはじめ多岐にわたる業務をお引き受けいただき、感謝申し上げます。
来年度も引き続きご指導ご鞭撻いただけますと幸いです。
それでは、良いお年をお過ごしください。

社内宛ての年末の挨拶メールであれば、業務や本年度中のエピソードにも触れつつ、感謝と労いを伝えるのが良いでしょう。

また簡潔に済ませて、挨拶メールの送付に際して社内のメンバーに必要以上の時間を取らせないよう配慮することも大切です。

年末挨拶メールを送る時のNG行動に注意

一方で、年末の挨拶メールを送る際はNG行動に気をつけることも大切です。

中でも注意したいのが、送るタイミングとNGの言葉遣いです。

各注意点について以下で解説します。

送るタイミング

送るタイミングとしてベストなのは、年内の最終営業日から1週間〜5日前です。

年内の営業日からある程度余裕のある日程に送ることで、年末年始の営業日を確認でき、万が一の緊急連絡についてもなるべく営業日内に対応してもらえるでしょう。

しかし、業種によっては年末年始も休まず窓口を開いている場合もあるかもしれません。

この場合は、多くの企業が年末年始の休業期間に入る12月28日を基準に1週間〜5日前に年末の挨拶メールを送りましょう。

対して避けたいのが、年末ギリギリに送ってしまうことです。

年末は仕事締めの業務も入り、通常とは別の業務に追われている企業も少なくありません。

その時期に年末の挨拶メールの対応も重なってしまうと、相手企業を困らせてしまうため、ある程度余裕を持った日取りで送ることが大切です。

NG言葉

年末の挨拶メールは業務連絡ではなく、1年間の感謝を伝えるためのものです。

そのため、正しい言葉遣い・敬語の使い方を意識しましょう。

特に年末の挨拶メールにて、間違えやすい言葉遣いと、正しい使い方をまとめます。

・通常通り営業いたします→通常営業いたします
・良いお年を→良いお年をお迎えください
(大晦日に送る場合)良いお年をお迎えください→使用しない

言葉を略さない、正しい言葉遣いを心がけることは、ビジネスメールでは欠かせません。

加えて気をつけたいのが「良いお年をお迎えください」を使うシーンです。

「良いお年をお迎えください」という言葉の意図には「来年を気持ちよく迎えられるよう、年内に仕事を収められるよう祈っております」が含まれ、残り1日もない大晦日に送ると、意図がずれてしまいます。

そのため、メールを送るタイミング・文面によっては、以上のワードを避けて送りましょう。

年末挨拶メールで日頃の感謝を伝えよう

年末の挨拶メールは、日頃の感謝を伝える絶好のタイミングでもあります。

日頃の感謝の気持ちを丁寧に伝えることで、来年度も快く仕事ができる関係づくりをしていきましょう。

最後に、年末の挨拶メールを送る際の要点をまとめます。

・言葉遣いに気をつけ、丁寧に感謝の気持ちを伝える
・年末年始の休業期間や緊急連絡先を簡潔に記載する
・送るのは年内締め日の1週間〜5日前に送るのがベスト

年末の挨拶メールを送る際は、マナーを守ることで、よりお互いにとって快い取引にも繋がっていきます。

もちろん業種や送り先との関係性によってもベストな文面・送り方は変わってくるため、以上でご紹介したメール例文はあくまでも一例です。

取引先のことを考えながら、感謝の気持ちが伝わる年末の挨拶メールを綴りましょう。

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