バックオフィスの効率化を図ろう！具体的な成功方法やポイントを公開

ここ数年バックオフィスの効率化に注目が集まっていることはご存知でしょうか。

注目されている要因には様々なことが関係していますが、特にバックオフィスの効率化が注目されている理由として2つあります。

まず1つ目は、2019年4月1日に施行された『働き方改革』が関係しています。

2つ目は新型コロナウイルスの影響により働く環境が変化してきていることが挙げられます。

このような理由から、バックオフィスの効率化が注目されるようになってきたと言えるでしょう。

この記事では、バックオフィスの効率化を図るためのポイントや、効率化を図った場合のメリットやデメリットなどについて詳しく解説をしていきます。

バックオフィスの効率化を考えているなら、ぜひ参考にしてください。

バックオフィスの効率化はどうして必要なのか

バックオフィスの効率化は、企業全体の問題と言っても過言ではありません。

バックオフィス業務は裏方の仕事が多いことは事実ですが、どの職種も企業を支える大切な役割を担っています。

よく例えられる表現として”縁の下の力持ち”と言われることがありますが、まさにその通りと言えます。

バックオフィスの効率化を図ることで企業全体の生産性を向上させることにつながります。

バックオフィスは今問題を抱えている

バックオフィスの効率化を図ることは、実はそう簡単ではありません。

なぜバックオフィスの効率化が難しいのでしょうか。

そこには、バックオフィスが抱える問題が障壁となっている場合があります。

バックオフィスが抱える問題の中でも、大きく問題視されているものを5つ紹介していきます。

人手不足

バックオフィス業務は直接会社の利益につながる職種ではないため、企業によっては予算を低く設定されており人材が確保できないことがあります。

また、バックオフィスの中には専門的なスキルを必要とされる部署もあることから、人材が限られてしまうケースもあります。

そのためバックオフィスは人手不足が深刻化しています。

社員の負担が増加

バックオフィスでは仕事の負担が大きくなることがあります。

バックオフィス業務は範囲は営業などのサポートだけではありません。

社内活動を円滑に進められるよう整備をする業務や備品管理など業務内容は多岐に渡ります。

バックオフィスの業務範囲は、企業規模によって変わってきます。

例えば、中小企業においては人事と総務の業務を兼任するといったことも、めずらしくありません。

世の中のデジタル化

バックオフィスの負担増加に追い打ちをかけているのが、デジタル化の遅れになります。

多くの企業がフロントオフィスに比べると、バックオフィスはアナログな作業が多いです。

昨今ペーパーレスが進む中で、契約書や請求書などの原紙を紙で保管するといった流れが今でも多くの企業で行われています。

バックオフィスのデジタル化が進まない理由としては、上記で紹介した人材不足も関係しており、システムの構築・運用するまで手が回らない状況になっていることが挙げられます。

他の部署との連携が取れていない

バックオフィス業務は他部署との連携も重要になります。

これは、社内活動を円滑に進めるといった役割も含まれます。

他部門からの問い合わせが集中することで、自分の業務が進まなくなり、目の前の業務に日々追われるといったことは少なくありません。

問い合わせが多い問題などについては、社内HPや掲示板などを活用しFAQで解決する工夫などが求められます。

急激なテレワーク対応に追いついていない

新型コロナの影響で急速に進んだテレワークですが、バックオフィス業務においてはテレワークができないといった事態が多くありました。

その理由としては、バックオフィス業務は押印や紙の種類を原紙としている文化が根付いており、コロナ禍の真っ只中であっても「押印のためだけに出勤をしないといけない。」このような問題が多くの企業で生じていました。

新型コロナウイルスの影響で日本の企業は、在宅ワークができるような流れになりつつあります。

しかしながら、今でもテレワーク対応ができない企業や部署が数多くあることから、今後さらに大きな課題になるでしょう。

この課題をクリアすることで、大規模災害やウイルス感染などで出社できない場合でも企業は柔軟に対応できるようになるはずです。

バックオフィスを効率化するメリット

近年バックオフィスの効率化を図る企業は増加傾向にあります。

なぜ企業はバックオフィスの効率化を図るのでしょうか。

その答えとして、生産性向上やコスト削減がメリットとしてあります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

生産性向上

前章で少し触れていますがバックオフィス業務は、アナログの作業がまだまだ多いとされています。

今までは手作業で入力していた業務を自動化することで、作業の効率化を図ることができます。

そして、効率化したことにより、別な仕事に着手できることから、生産性の向上が期待できるでしょう。

コスト削減

バックオフィスのデジタル化が進めば、ペーパーレスになり印刷代、書類の保管費用、書類を手渡していた交通費などのコスト削減ができます。

デジタル化が進むことで、コスト削減だけでなく時間も効率的に使うことができるようになるでしょう。

バックオフィスの効率化を成功させるポイントは？

ここからはバックオフィスの効率化を図るポイントについて見ていきましょう。

ITツールの導入

バックオフィスで使用する社内システムを見直す必要があります。

例えば、勤怠管理や請求書発行などのシステムを最新のツールを使うことにより、効率化を図ることができます。

従来のシステムから最新のシステムを導入することで、経費や人件費の削減が可能になります。

ですが、こういった最新のツールを導入するにはコストがかかるため、なかなか踏み出せない企業が多くあるのが現状です。

業務の見直しやマニュアル整理

バックオフィスの業務では、ルーティンワークが多くあります。

こういった日々の作業は重要なものもあれば、実はあまり必要でない業務をしている場合もあります。

一つ一つの仕事に対し、今行っている仕事にどんな意味があるのか？なぜ必要なのか？を考えながら仕事に取り組むことで、業務の見直しができます。

また、仕事をする上で必ずマニュアルというものが存在します。

マニュアルは、業務を正確に行うことや効率化を図るため作成されています。

しかし、仕事内容は時代と共に変化してきているので、定期的なマニュアルの整理や更新が必要です。

そして、マニュアルが整理されていることで、口頭で説明をするよりも時間のコストを削減できるようになるでしょう。

アウトソーシングの活用

最近ではアウトソーシングという言葉はめずらしくなくなってきました。

企業によっては導入しているところもあるでしょう。

アウトソーシングをすることで、専門的なスキルを有した人材を集めることができます。

そのため、社員を一から教育するより時間がかからないというメリットがあります。

上記でペーパーレス化の話しに触れていますが、ペーパーレス化をアウトソーシングするといった方法もあるでしょう。

RPAの導入

バックオフィス業務にRPA（Robotic Process Automation）を活用することで業務の効率化を図ることができます。

簡単に述べると、ロボットやAIに任せられる仕事は任せようということです。

よくある事例としては、データ入力やチェック作業などはAIに任せる。といったことがあります。

ロボットやAIを導入することは時間削減だけでなく、正確性が向上しヒューマンエラーの防止にもつながります。

チャットボット

チャットボットをご存知でしょうか。

チャットボットは顧客からのお問い合わせにAIが自動応答してくれるといった技術になります。

今では多くの企業が導入しており、ECサイトや企業のHPなどで活用されています。

このチャットボットは社内でも活用することができます。

社内での問い合わせは、一般的にはバックオフィス部門へ問い合わせをして対応を仰ぐといったことが通常だと思います。

従来は1件1件対応していましたが、これでは時間がいくら合っても足りなくなってしまいます。

チャットボットを導入し、問い合わせ内容を事前に登録をしておくことで、チャットボットが自動応答をしてくれるため人件費の削減が期待できます。

バックオフィスの効率化はコミュニケーションがポイント

バックオフィスの効率化を図る重要性や具体的なポイントなどについてお伝えしてきました。

バックオフィスの効率化を図ることは、会社全体の生産性の向上を見込めるようになります。

そのことから、現在はどの企業もバックオフィスの効率化に力を入れていると考えられます。

バックオフィスの効率化を図り社員のモチベーションの維持や会社の利益に貢献をしましょう。

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文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部