【経費管理こそフリーランスの特権】お金を味方につけるメリットを解説！

フリーランスで仕事をする場合、入出金履歴や経費を管理することが必要です。
確定申告が必要になることから、あらかじめ経費に関する知識を持っていると良いでしょう。
アナログでの経費管理が難しい場合は、管理を効率化するソフトやアプリを利用するのも手段です。

ここでは、フリーランスの人が知っていると有利な経費管理についてご紹介します。

フリーランスは経費管理が重要！

経費とは、事業運営をする際に発生する費用のことです。
フリーランスの場合、仕事で使うために購入した書籍や文房具、打ち合わせで発生する交通費なども計上できます。また、フリーランスの人は所得や経費を自身で計算し、確定申告をすることが必要です。
確定申告では、年間総収入から経費や控除を差し引いて所得計算をします。つまり、仕事で発生した費用をしっかりと記録しておくと有利です。
経費は計上できるものとできないものがあるため、その分類もできると良いでしょう。

経費にできるものを知ろう！

使用したお金が「事業に関係している」「売上に貢献している」という場合は、基本的に経費として計上できます。

▼【国税庁】経費に関しての詳細はこちら
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm

確定申告の際、領収書の提出は必須ではありません。ただし、保管義務があり、青色申告をした後でも7年間は保存しておきましょう。
万が一、税務調査が行われる時には確認される場合もありますので、しっかりと整理して保管しておいた方が安心です。

起業する場合、開業準備金は経費になります。例えば、広告費用やセミナー参加代、業者との打ち合わせ費用、ホームページ作成やサイト利用料などです。
特に決まりはありませんが、開業から約半年～1年前に使った費用は計上できます。仕事で使う消耗品や機材も経費にできます。
経費の中で「消耗品費」や「事務用品費」などと分ける場合もありますが、必ず分ける必要はありません。
ただし、最初に細かく分類した場合、その後も同じように分類すると分かりやすく管理できるでしょう。消耗品費には、プリンターのインクや文房具などが含まれます。また、仕事で使う資料として、書籍や新聞の購入費も経費にすることが可能です。ですが、自宅で定期購読している新聞は経費になりません。広告宣伝費や名刺作成費用、銀行で支払った時の手数料も経費になります。
他には、打ち合わせや出張のために使った交通費や宿泊費も経費として計上可能です。
タクシーは領収書、電車は利用した路線や金額のメモを残しておくと良いでしょう。車は、ETC利用明細を保管しておきます。接待交際費も経費にできますが、利用回数が多い時には税務調査の対象になる可能性がありますので、注意が必要です。接待交際費として使った時には領収書をもらい、一緒に飲食した相手の名前や目的などをメモしておきましょう。

地代家賃や水道光熱費、通信費なども経費になります。レンタルオフィス利用料も計上可能です。
ただし、自宅とオフィスが兼用の場合、使用スペースに応じた分のみを経費にしましょう。これを家事按分といい、生活と仕事に分けて計算します。
同様に、水道光熱費や通信費が自宅兼用の場合も一部を経費に計上します。家事按分の割合は明確な基準がありません。例えば、自宅の約3割を仕事場にしている時には、家賃の3割分を地代家賃として経費にします。
家事按分の比率は自由に決められますが、そこで生活しているのに8割以上が経費になっていると、税務署から指摘される場合があるので注意しましょう。

10万円を超える機材は減価償却資産にして、各年度の経費にすることが可能です。
資産価値のあるパソコンや車・カメラなどは、耐用年数に応じて分割申告できます。
耐用年数が5年のものは、5年で割った費用を経費にします。そして、租税公課として個人事業税や固定資産税・不動産取得税・印紙税・登録免許税などがあります。租税公課も経費にできますが、家事按分が必要な時にはしっかりと行うことが必要です。

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経費管理をアナログでする方法とは？

経費管理をアナログでする場合は、レシートや領収書をしっかりと保管しておくことが大切です。物品を購入する時には、仕事用と自宅用に分けて支払いをします。
そして、仕事用のものは領収書の作成をお願いするのが望ましいです。
レシートや領収書は、茶封筒やクリアファイルなどに入れて保管します。その際、項目ごとに分けて入れておくと分かりやすいでしょう。
場合によっては、取引先ごとに分けることもあります。また、日付順に重ね、クリップなどで留めておくのも良いでしょう。領収書やレシートは青色申告後は7年間、白色申告後は5年間の保管義務があります。申告後も1年間ごとにまとめ、箱などにしまっておきましょう。

経費管理をデジタル化するのが便利！

アナログで経費管理をするのが難しい場合、Excelを使って表にする人もいます。
データとして保管できるだけでなく、項目ごとに分けて経費の合計や他の月との比較ができるでしょう。ただし、Excel管理にも限界があり、作成が難しいと感じる人もいます。確定申告の時には、会計ソフトにデータを打ち直すことも必要です。

経費管理と確定申告を一緒にしたい場合は、会計ソフトやアプリを導入するのがおすすめです。
無料で利用できるものでも自動仕分け機能があったり、スマホ向けアプリと連動できるソフトもあります。
経費管理のソフトと連動した経費計算アプリは、経理業務をスマホのみで行えるものです。
領収書やレシートを撮影し、内容を読み取ります。日付や購入店・購入金額などをデータ化し、項目ごとに分類されます

日々の経費管理はスマホのみで行えますが、確定申告前の作業は経費管理ソフトに情報を連携させていきます。経費計算アプリは、請求書の作成や送付をすることも可能です。「未収金はないか」「振込期日はいつまでか」なども確認できます。

領収書やレシートの保管は電子帳簿保存法が改正されたことで、撮影したものを残すだけでも良いことになりました。
▼【国税庁】電子帳簿保存法改正について
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

ただし、税務署に申請して、指定の申告書などを提出することが必要です。また、撮影するカメラは500万画素以上を使います。そして、デジタル保存の3日以内に「タイムスタンプ」を付ける決まりになっています。
タイムスタンプとは、「その時間にこの電子データが存在する」という証明になり、それ以降に改ざんされていないことも示せます。同時に会計ソフトなどを使い、一元的にデータ保管するのが望ましいでしょう。
さらに、キャッシュレス決済の電子明細が残っていれば、紙でできた領収書は受領しなくてもいい法律が定められました。

経費管理をデジタル化するメリットとは？

経費管理をデジタル化することで、管理を効率化できます。
該当する項目に入力して保存するだけですから、やり方を覚えたら簡単にできるでしょう。
経理を担当する人のデータ整理や計算をする負担が減らせます。計算間違いなどのミスが防げるのもメリットです。また、データを検索したい時にはソフトやアプリの検索機能を使えば、すぐに知りたい内容を閲覧できます。
領収書やレシートを電子保管に変えた場合、管理スペースを削減することも可能です。年度末の整理やファイリングなどの手間も省けるでしょう。領収書の紛失や劣化などのリスクもなく、当時のデータのまま保管できるのもメリットです。