プロジェクト管理とはなにか？目的や実践を詳しく解説

プロジェクト管理は、事業を円滑に進めていくために不可欠な仕事です。

どのメンバーがいつまでにどんな業務を行うのか、細かく分けて管理していくことで、順調な事業進行が実現するでしょう。

しかし、プロジェクト管理において考えるべき課題は非常に膨大で、頭を悩ませてしまう方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、プロジェクト管理の目的や取り組み方、管理業務を効率化させられるツールについて解説します。

プロジェクト管理とは？

プロジェクト管理とは、1つのプロジェクトの進行フローを考え、業務の分担や納期を設定することが主な業務です。

また各フローにおける目標や達成条件を設定したり、もし遅れやトラブルが発生した場合は代替案を設けることも、必要とされます。

そのためには業務経験や実績、コミュニケーション能力など多くのスキルが不可欠なため、勤務歴の長いメンバーを管理役に抜擢するケースが多いです。

プロジェクト管理の取り組み方

結論として、プロジェクト管理における「ベストな方法」はケースバイケースです。

業務内容はもちろん、参加メンバーや規模によって、最適な行動は変わるでしょう。

しかし、基本の取り組み方には共通点があります。

プロジェクト管理における考え方・取り組み方のポイントについてご覧ください。

プロジェクト管理で考えるべき5つの要素

プロジェクト管理において考えたい要素として5つが挙げられます。

・メンバー（人）：適材適所を考えながら人員を配置する
・商品・資材：仕入れ先の選定や商品入荷の契約手続き
・資金・予算：予算の管理・見積もりを管理配分する
・時間・納期：作業ごとの納期やスケジュール管理を行う
・情報伝達：メンバー間でのコミュニケーションや情報共有

これらの要素を並行しながら考えることが、プロジェクト管理の基本です。

「以上の項目をすべて重視しながら」となると非常に複雑に見えるかもしれません。

しかし、1つの項目に注目し、プロジェクト進行の骨組みを作れば、少しずつ進行の形が見えてきます。

作った骨組みに合わせて他の項目にも無茶・矛盾のあるポイントが無いかどうかチェックしていくことで、綿密な進行を構築しましょう。

プロジェクト管理を可視化する

プロジェクト管理は、管理を執り行う担当者だけが把握していれば良いわけではありません。

管理や進行方法を参加するメンバー全員に可視化・周知させることで、メンバー個人も「今どんな仕事をしているのか」を把握してもらえます。

また、メンバー全員がプロジェクトの全容を把握していれば、万が一トラブルが起きた場合もすぐに対応でき、より順調なプロジェクト進行が実現するでしょう。

情報共有の手段を用意する

作業が順調に進んでいるか、トラブルが起きていないかをメンバー全員で把握するため、情報共有の手段を用意しておく必要があります。

各フローにおける予定変更や情報は管理者だけでなく、全体で把握しておくことで情報伝達不備によるトラブルを未然に防げるでしょう。

そのため、定期的な全体への報告をルール化するのはもちろん、情報伝達ツールを活用しリアルタイムでメンバー同士の情報共有が可能になるよう準備しておくのも選択肢の1つです。

プロジェクト管理に役立つツール

プロジェクト管理において発生する業務は多岐に渡ります。

一見膨大に見える管理業務は、ツールをうまく導入することで効率化を目指しましょう。

ここではプロジェクト管理に役立つツールを2つご紹介します。

Trello

Trelloはプロジェクトにおける各フローの業務をタスク化し、カードを並べるように並べて視覚的に管理できるツールです。

作成したタスクカードにはテキストや納期だけでなく、資料データや画像なども添付できるため、各カードの作業内容も簡単に把握できます。

ツールはオンラインから閲覧できる上、無料で導入できるためリモートワークにも手軽に導入できるプロジェクト管理ツールです。

Backlog

Backlogは作業フローの進行管理に特化したプロジェクト管理ツールです。

使用方法がシンプルなことに加え、チャート作成も可能なので、特にWEB制作の現場での導入例が多く存在します。

ツールは初月のみ無料で使用でき、以降はメンバーの数に応じて月額2,640円から料金が発生。

また業務マニュアルなども一括管理できるため、情報共有手段も備わったツールとしておすすめです。

プロジェクト管理を徹底してみよう

プロジェクト管理が徹底されているか否かによって、業務を安定して進行できるかどうかが変わります。

管理の際は適任を選ぶこと、管理における課題を押さえることで、徹底したプロジェクト管理を目指しましょう。

最後に、プロジェクト管理におけるポイントを解説します。

・メンバーや予算・納期などあらゆる面から進行フローを考える
・管理者だけでなくメンバーに管理情報がわかるよう可視化する
・ツールを使って膨大な管理業務を効率化する必要がある

プロジェクト管理は業務に大きな影響を及ぼす重要な業務です。

徹底した管理・情報共有を目指すことで、効率的なプロジェクト管理を目指しましょう。