【PDFだけでいいの？】電子帳簿保存法でのメール本文保存方法

電子帳簿保存法では、電子取引・会計や経理に関わるあらゆる書類を、要件を満たした電子データ保存方法で保管する必要があります。

そこで扱いに悩む方が多いのが、メール本文の保存方法です。

取引のなかでは、メール本文で明細が送付されるなどメールそのものが電子帳簿に分類される場合もあります。

この場合は正しい保存方法を導入して法に則った保存体制に対応しなければいけません。

今回は電子帳簿保存法における、メール本文の保存方法を解説します。

電子帳簿保存法でメールは保存しないといけないのか

取引に際して支払いや請求の内容が電子メールで届く場合もあるでしょう。

この場合、注文書・領収書に該当する内容が本文に記載されたメールは、電子帳簿保存法において保存義務が生じます。

特に電子帳簿保存法における電子取引の要件では、取引情報はすべて保存する必要があるため、該当するメールはPDF化して保存しましょう。

取引情報の定義は、取引年月日・金額・取引先の3つの項目が明記されていることです。

以上の条件に当てはまるメールであれば、電子帳簿保存法に則って保存しましょう。

電子帳簿保存法における電子取引の要件とは？電子取引についてはこちらをチェック

データ保存で満たしておかないといけない要件

取引情報が記載されているメールである場合は電子帳簿保存法ではそれらもPDF化して保存する必要があります。

該当する電子データは、以下の要件を満たした保存体制で管理する必要があるため、合わせて押さえておきましょう。

真実性の要件

真実性とは、該当する電子データに改ざんや不正がないことを示す要件です。

真実性の要件を満たすには、以下2つの選択肢からいずれかの保存体制を選択し導入する必要があります。

・取引先または自社でタイムスタンプを付与する

・修正・削除の履歴が残るクラウドサービスに保存する

いずれのシステムを導入する場合も基本的にはコストが掛かるため、より自社に負担のないサービス・保存方法を選択しましょう。

可視性の要件

可視性とは、保存した文書を問題なく読み取れること・必要な書類をすぐに取り出せることを指します。

可視性要件を満たすには、以下3つすべてを満たす必要があります。

・保存場所・使用端末に操作マニュアルを備え付ける

・電子計算処理システムの概要書を備え付ける

・保存した帳簿・書類に検索要件を付与する

保存するための端末・システムのマニュアルや概要書を備え付けて、管理を担当する従業員が正しく操作できる環境を用意する必要があります。

さらに書類に検索要件を付与し、ファイル内で必要な取引情報をすぐに検索できるようにすることも、可視性の要件を満たす条件の1つです。

検索要件は、取引年月日・取引先・取引金額から検索できることが必須事項です。

日付や金額範囲・組み合わせ検索ができることも望ましいですが、税務署が求めたときにすぐに提供できれば免除されるなど緩和措置も取られています。

電子帳簿保存法の検索要件って？検索要件についてさらに詳しく解説！

メールの領収書の保存方法Q&A

電子帳簿保存法において、取引情報が記載されたメール本文は電子書類として保存する必要があります。

しかし、電子帳簿保存法の要件を満たした保存体制は複雑な点も多く、疑問を覚える点も多いかもしれません。

ここでは、電子帳簿保存法におけるメール本文の保存方法について、よくある質問をQ&A形式で紹介します。

メールの領収書の保存方法は？

メールの本文が領収書になっている場合、以下の方法から自社に合った方法を選ぶ必要があります。

・メールそのものを保存する

・メールをPDF化して保存する

利用するクラウドサービスによって、メール保存に対応しているか、PDF化の必要があるかは異なります。

自社に合った保存方法を選択して対応しましょう。

メールの請求書って紙保存は必要？

電子取引された書類・帳簿は、原則的に電子保存が義務化されているため、紙での保存が認められていません。

メールをプリントアウトして保存することはできないため、紙での保存ではなく電子データとして保存する必要があります。

PDFに変換して保存しても大丈夫？

PDFに変換して保存しても問題ありません。

電子帳簿保存法において、メールはメールそのものを保存するほか、PDF化して保存することも認められています。

要件を満たしつつ適切に保存しよう

電子帳簿保存法におけるメール本文の保存方法について解説しました。

メール本文に取引年月日・金額・取引先の名前が明記されている場合、そのメールは取引情報に該当し、電子帳簿として保存する義務が生じます。

メールは真実性・可視性の要件を満たす形で保存する必要があるため、要件を一気に満たせる電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを利用して、導入を進めるのもおすすめです。

電子帳簿の保存要件を満たすサービスを利用して、メールも正しく電子書類として保管しましょう。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部

おかねチップス編集部

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