【検索で出てくる様にする！】電子帳簿保存法の検索要件って何？！

電子帳簿保存法は2022年からの改定に伴い、検索要件をはじめとしたさまざまなポイントが緩和されました。

検索要件とは、保存した帳簿や書類をシステム上で一定の条件から絞り込みできるようにしておく仕組みを指します。

検索要件を付与しておくことは、法に則ったシステムを満たすだけでなく、経理業務の効率化にもメリットがあることなので、保存体制の導入とともに押さえておきましょう。

今回は電子帳簿保存法における検索要件の特徴やルールについて解説します。

電子帳簿保存法の検索要件とは

電子帳簿保存法における検索要件とは、保存した電子帳簿・書類のなかから、特定の電子データをすぐに取り出せるようにする仕組みです。

電帳法では要件を満たすクラウドサービスなどに、保存対象となる電子データを入れることになります。

事業が大きければ大きいほど、扱う電子帳簿・書類は膨大な量になるため、保存の際は必要な電子データをすぐに取り出せるように、あらかじめ体制を整えておかなければいけません。

このすぐに特定の電子データを取り出せるようにしておく仕組みが、検索要件です。

検索要件を保存対象となる電子帳簿や書類に付与することで、一定のテキストを入力すればすぐに必要なデータを取り出せます。

電子帳簿保存法では、保存ルールの1つに検索要件の付与が定められているため、導入の際は必ず検索要件を付与するシステム・業務フローを定めましょう。

検索性の確保で満たさないといけない条件

検索要件の付与は、2022年からの電子帳簿保存法により大きく緩和されています。

従来の電帳法にも検索要件を満たす必要がありましたが、2つ以上のワードでの絞り込み検索や範囲指定での検索機能など、保存システムのコストが掛かる要件も多くありました。

しかし法改定により、必須の検索要件は以下の3つに絞られています。

・取引年月日

・取引金額

・取引先

そのためタイトルはもちろん、システム上で検索要件を満たせるよう導入システムを検討することが大切です。

なお、上記の検索要件を満たすことのみで検索性の確保がなされていると評価されるには、税務調査においてすぐに指定されたデータの提供（ダウンロード要請）を満たせる場合に限られます。

税務調査に際してすぐに所定のデータを提供することが間に合わない可能性がある場合は、以下の要件も併せて満たさなければいけません。

・電子データの秩序が整っており十分に判読できる

・指定された電子帳簿を画面上または紙面に速やかに出力できる

・電子帳簿の処理システムの概要書が備え付けられている

自社のシステムをよく検討したうえで、正しい要件を満たせるよう導入を進めていきましょう。

小規模事業者は検索要件の対応が不要の場合も

前年の収入が1,000万円以下の小規模事業者や個人事業主である場合、検索要件の付与自体も不要であることが定められています。

ただし不要である条件は、税務調査においてすぐに所定の電子データを提供できる場合のみです。

コストや人件費などの理由から検索要件を満たす業務体制の確保が難しい場合は、すぐにダウンロード要請に応じられることを想定した保存体制を選択するのも良いでしょう。

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検索項目に柔軟に対応できるクラウドサービスを選ぶ

電子帳簿保存法における検索要件を満たすには、以下の方法があります。

・保存が必要な書類に従業員が手動で検索要件を付与する

・自動で検索要件を付与するクラウドサービスを導入する

なかでもおすすめの方法が、自動で検索要件を付与できるクラウドサービスを利用する方法です。

電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスのなかには、保存した書類の内容を読み取って、自動的に必要な検索要件を付与できるものがあります。

検索要件を自動付与できれば、電帳法における検索要件に対応した業務フローを追加する必要はありません。

経理業務の効率化にも繋がるため、電帳法に対応する一環として、検索要件にも対応したクラウドサービスの導入を検討しましょう。

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検索して書類が出せるように設定をしましょう

電子帳簿保存法における検索要件について解説しました。

検索要件は、保存した大量の電子帳簿のなかから、必要な書類をすぐに取り出すために必要なシステムです。

法に則ったシステムを導入できるだけでなく、電子上での経理業務の効率化にも繋がるため、必ず押さえておきましょう。

また検索要件は税務調査において提供を求められた帳簿をすぐに取り出せる仕組みが整っていれば、要件はさらに緩和されます。

加えて電帳法対応のクラウドサービスのなかには、導入するだけで検索要件を自動付与できるものなど、業務効率化に役立つ機能が搭載されたものもあります。

自社のコストや管理体制など、今の業務体制を見直しつつ、正しい保存環境・検索システムを検討しましょう。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部

おかねチップス編集部

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