バックオフィス業務とは何か？仕事内容や重要性とメリットについて

最近注目をされているバックオフィス業務ですが、実際にどんな業務をしているかご存知でしょうか。

「聞いたことがあるけど具体的な業務内容がわからない」「そもそもバックオフィスってなに」と考える人にわかりやすくこの記事では解説をしています。

バックオフィスを知らない方やもっと詳しく知りたいと思う方は、ぜひチェックしてくださいね。

それではバックオフィスとは？について詳しく解説をしていきます。

バックオフィスの仕事内容と職種

バックオフィスは、名前からもわかる通り”後方支援”という意味があります。

バックオフィスの仕事は企業として直接利益と関わらない業務になり、クライアントと関わることもありません。

バックオフィスとは対照的な業務として、フロントオフィスという業務が存在します。

フロントオフィスは、顧客への営業や問い合わせを行うカスタマーサポート・コールセンターなどが該当し、企業にとって直接利益を生む業務のことを指します。

そのことから、バックオフィスはフロントオフィスの支援やサポートを行い、企業活動を円滑にするなど会社を運営するためには必要不可欠な役割を担っています。

バックオフィスの職種で代表的なものだと、以下のような職種があります。

・総務

・経理

・財務

・人事労務

・一般事務　など

それぞれ詳しく解説をしていきます。

総務

総務の仕事内容は多岐にわたり会社ごとに役割が異なる場合があります。

主な業務内容としては、会社の備品管理や施設管理、社内イベント企画、各種類の作成、電話対応などの業務があります。

総務は他の部署で担当できない仕事の範囲を補う役割があり、総務の基本としては会社の運営をスムーズに行えるようにすること、社員が気持ちよく働けるような環境を整えることが業務になります。

経理

経理は会社のお金の流れを管理する部署になります。

主な仕事内容としては、売上管理や仕入管理、経費精算、月次・年次の決算書作成、現金預金管理などがあります。

経理では、お金を管理する業務になるので正確さが求められるだけでなく、最終的には経営者に財務状況を報告する大事な役割もあります。

財務

財務は経理と同様に会社のお金を管理する業務内容になり、よく混同されがちですが、業務内容が異なります。

財務の仕事内容は、経理が作成した決算書をもとに、財務戦略の立案や予算・資金管理、資金調達などが業務内容になります。

会社規模によっては経理と財務を兼任している場合もあるでしょう。

経理では日々のお金を管理する業務に対し、財務では会社の未来を見据えお金を管理する業務になります。

人事労務

人事と労務それぞれ仕事の役割が異なります。

人事については、人材の採用や育成、配属先の決定、評価制度の運用などがあります。

労務は、勤怠管理や給与計算、社会保険の手続き、年末調整などが業務内容になります。

人事と労務は仕事内容が異なりますが、会社規模によっては人事と労務が兼任していることもめずらしくありません。

一般事務

一般事務は事務職の中でも基本的な業務を行う職種になり、OA事務と呼ばれることもあります。

仕事内容としては、来客時の対応や電話対応、データ入力、資料作成など仕事内容は多岐にわたります。

バックオフィスの対になる言葉はフロントオフィス

前述で触れていますが、バックオフィスとは逆にフロントオフィスというものがあります。

バックとフロント文字通りですが、バックオフィスは企業の売上に直結しない業務に対して、フロントオフィスは売上に直結するような業務内容になります。

具体的には、バックオフィスは前章で紹介した職種で、フロントオフィスは顧客と直接やり取りがある営業職やカスタマーサポートなどになります。

バックオフィスは売上に直結しない仕事になりますが、フロントオフィスを後方からサポートするという意味では企業には欠かせない職種と言えるでしょう。

バックオフィスの重要性

売上に直結しないバックオフィスは重要なのか？と感じる方もいるかもしれません。

しかし、バックオフィスのサポートがなければフロントオフィスへの業務に支障をきたすだけでなく、コンプライアンス違反などがあれば企業の信頼も落ち利益も低下するでしょう。

逆に言えば、バックオフィス体制がしっかりしている企業は利益が向上するばかりか、従業員の満足度も高くなることが期待できます。

そのことから、バックオフィスは企業にとって必要不可欠な業務になります。

バックオフィスを効率化するメリットは？

ここからはバックオフィスを効率化することで得られるメリットについて紹介していきます。

生産性の向上

デジタルツールなどを活用し今まで行っていた定型作業を見直し改善することで、バックオフィスに携わる社員の仕事量が減り、他の業務を遂行することができます。

よって、バックオフィス業務が効率化することで、会社全体の生産性の向上につながります。

ヒューマンエラー防止

バックオフィス業務では、経理や財務といった職種もあり、お金に関する仕事をしているだけにミスは避けたいものです。

しかし、人間である以上ヒューマンエラーは起こりうるものです。

特に忙しい決算期などはヒューマンエラーの可能性は高くなるでしょう。

未然に防ぐためにも、システムを導入し業務を行うことでヒューマンエラーを防ぐことができます。

残業時間削減

作業をシステム化することや、外部委託ができる業務については積極的に行うことで、残業時間の削減ができます。

残業が少なくなることで、プライベートを充実させることができるため、社員のモチベーションアップに繋がります。

従業員満足度の向上

システム化や外部委託などによって、定型作業が減少しより質の高い業務に取り組めます。

そのため、仕事にやりがいを感じやすくなり、従業員の満足度の向上を見込めます。

BCP（事業継続計画）への対策

感染症の流行や自然災害などの予期せぬアクシデントが発生した場合にも、バックオフィスを効率化しておくことで、データ消失や紙媒体で管理していた書類の紛失などを未然に防ぐことが可能になります。

最近ではクラウドなどのインターネット上に記録を残せるシステムが主流になりつつあります。

バックオフィスの効率が上がれば、今まで紙媒体で保管していた書類関係もインターネット上に保管するといった業務に着手することができるため、データ消失といったリスク対策になります。

バックオフィスを効率化する方法

バックオフィスを効率化するためのツールやサービスを紹介していきます。

ツールの活用

ツールを活用することで効率化を計れます。

例えば、スケジュール管理や外出先でも書類の確認ができるような情報系ツールや会計業務・受発注業務といった基幹システムを強化することがバックオフィスの効率化に繋がります。

アウトソーシングの活用

今ではめずらしくないサービスではありますが、専門家に外部委託をすることで人件費が削減でき、成果物の完成度も高いものを望めます。

最近では書類のデータ化が進んでおり、会社の規模によっては膨大な量になります。

そのような作業を社員に任せるより、アウトソーシングすることでバックオフィスの効率に繋がるでしょう。

ERP（企業資源計画）の活用

ERPは上述で紹介した基幹システムの１つになり、下記のようなシステムになります。

・会計管理システム

・販売管理システム

・在庫購買管理システム

・生産管理システム

・人事給与管理システム　など

こういったシステムを活用することで、効率的な業務をすることが可能になります。

バックオフィスは会社を支える重要な仕事

「バックオフィスとは何か？」についてお伝えしてきました。

簡潔にまとめるとバックオフィス業務は、会社を支える縁の下の力持ちということになります。

バックオフィスは直接会社の利益に繋がらないですが、会社にとって必要不可欠な業務を担っています。

そのためバックオフィスの効率化を図ることは、会社全体の利益向上だけでなく社員のモチベーション向上にも繋がるような重要な仕事と言えるでしょう。

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文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部