【テンプレあり】フリーランスが帳簿作成する際に見ると便利です！エクセル派も手書き派もOK！

「帳簿をつけるのは苦手」そう思っているフリーランスの方は多いのではないでしょうか。

しかし、フリーランスで生活するためには帳簿の作成は絶対に忘れてはいけないことです。
帳簿の記帳に必要なものは基本的な知識だけです。あとは毎日少しずつ記入を続ければ、必ず帳簿を作り上げられます。

今回は帳簿の作成に必要な基本知識を解説します。

フリーランスに必須！覚えておくべき帳簿の基本

帳簿とは一般的に会計帳簿のことを指します。
これは収入や支出といった事業に必要なお金の流れを記録したものです。そのため、取引内容の日時や取引先、事業用の資産の有無などを、帳簿には記録する必要があります。

・帳簿をつける主な理由

帳簿が必要な理由は主に3つあります。

1つは事業者にとって帳簿の記帳と保存が義務であるからです。

2つ目は、確定申告の書類をスムーズに作成するには、帳簿を作っておくことが大切だからです。日々の記録を付けていけば、仕事の状況や経営状態が把握できます。
このデータを元に確定申告の書類が作られます。

3つ目は経営の現状を把握するためです。

帳簿を作成してお金の流れを可視化すれば、経営の現状がみえてきます。

・帳簿の種類

帳簿は大きく分けると主要簿と補助簿に分けられます。
主要簿は事業運営で発生した取引のすべてを記載する帳簿です。
法律上の作成義務がある「総勘定元帳」と「仕訳帳」、作成が望ましいとされる「日記帳」の3種類から成ります。

「総勘定元帳」は取引をすべて勘定科目ごとに分けて記帳したものです。

「総勘定元帳」は仕訳帳を転記したものなので、会計ソフトを導入している場合は仕訳帳を記入するだけで作成できます。

「仕訳帳」は事業で発生した取引を、借方と貸方に分けてまとめたものです。借方には資産・費用、貸方には負債・収益・純資産の増減が記載されます。
「仕訳帳」の借方と貸方は必ず一致するので、ズレがあったときは必ずどこかで記載を間違えています。すぐにチェックして修正しましょう。

「日記帳」は事業の取引を発生順に記した帳簿です。作成が義務付けられているわけではありませんが、記帳しておくと「仕分帳」に間違いがあった場合にチェックしやすくなります。

補助簿は主要簿を補うために用意する帳簿です。
例えば、主要簿にかかれた取引先を得意先ごとにまとめた「得意先元帳」があれば、取引内容をチェックする際に便利です。補助簿には以下のような種類があります。

・得意先元帳・仕入先元帳・現金出納帳・預金出納帳・経費帳・固定資産台帳

・帳簿記入のルール

帳簿の記入には決められた形式があります。
まず、数字は必ずアラビア数字を用います。漢数字やローマ数字での記入は混乱をまねくのでやめましょう。
手書きの帳簿でミスを発見した場合には、間違えた部分に平行線を2本ひいて修正印を押します。決して修正ペンやテープで隠さないようにしましょう。
正しい数字は、間違った場所近くの余白に記入します。

なお、帳簿は年度に寄って記入の形式が変わらないように作成しなければなりません。特に勘定項目や略号は間違えやすいので気をつけましょう。

フリーランスが用意するべき帳簿

フリーランスは、確定申告の方法によって、用意するべき帳簿が異なります。

以下では青色申告と白色申告のケースに分けて解説します。

なお、青色申告と白色申告は、申告納税制度の1つです。

・青色申告に必要な帳簿青色申告をすれば「青色申告特別控除」によって、最高65万円を税率計算前の所得から控除できます。
それには「複式簿記による記帳」で帳簿を作成し、確定申告書とともに「賃借対照表」と「損益計算書」を提出しなければなりません。
「複式簿記による記帳」とは、所得税法施行規則第57条にある正規の簿記の原則「資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引を正規の簿記の原則に従い、整然と、かつ、明りように記録し、その記録に基づき、貸借対照表及び損益計算書を作成しなければならない」に基づいた記帳方法です。

しかし、「青色申告特別控除」の要件は、ただ書類を添付すればよいというものではありません。

「複式簿記による記帳」で作られた帳簿が、「賃借対照表」と「損益計算書」を作成できる帳簿組織を有していることが必要です。
そのため、「仕訳帳」と「総勘定元帳」を作るだけでなく、内容の正当性を担保するための補助簿も作成しておくとよいでしょう。

なお、電子申告で確定申告をしなかった場合には、控除額は最大55万円となります。
控除額に差があるので、手書きで帳簿を作っていても、なるべくなら電子申告をするようにしましょう。

また、単式簿記の帳簿しか用意できない状態で、確定申告書に「損益計算書」を添付した場合には、控除額が10万円になります。

・白色申告に必要な帳簿

白色申告では単式簿記で作られた法定帳簿があれば足ります。
具体的には、収入金額・必要経費が記載された帳簿であればよく、決まったフォーマットは存在していません。白色申告だと帳簿を作る必要がないと思っている人も少なくありません。しかし、白色申告は2012年から帳簿が義務付けられるようになりました。

ですが、単式簿記での記入なので簿記の知識がなくとも帳簿が作成できます。
白色申告は簡易な帳簿作成で済むものの、次のようなデメリットがあります。

青色申告のような特別控除を受けられません。赤字を3年以上繰り越せないため、黒字転換した時点での税負担が重くなる可能性があります。
白色申告は、2012年以降あまり旨味がある制度ではなくなりました。よほどの理由がない限りは10万円までの控除が期待できる青色申告をする方がよいでしょう。

まずは国税庁のテンプレートを参考に帳簿作成

簿記の知識を0から学ぶには時間がかかります。
そこで、フリーランスの人が帳簿を作成する場合には、既存のテンプレートを利用するのがよいでしょう。

最近では、多くのサイトで会計帳簿のテンプレートが、エクセル形式で公開されています。
まずは、自分の仕事と近い業態のテンプレートを使ってみるとよいでしょう。しかし、数多くあるテンプレートからどれを選べばよいかわからないという人もいるかと思います。そんな方は国税庁のテンプレートを使ってみるとよいでしょう。

国税庁では各種帳簿のテンプレートをPDF形式で配布しています。
また、国税庁では個人事業主向けの記帳方法を解説したパンフレットも配布しています。
帳簿作成が学べるだけでなく、確定申告の参考になるので、こちらも合わせてダウンロードするとよいでしょう。

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kakutei.htm