確定申告に必要な支払い証明書とは？必要書類を説明

確定申告で揃えておきたい書類の1つとして、支払証明書が挙げられます。

支払証明書とは、取引が成立した時点で報酬を支払う側が発行する書類で、支払った報酬額が正しいことを証明・確認しあうために必要です。

しかし、確定申告には多くの書類が必要なため、1つ1つの書類の扱い方がまだわかっていないという方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、確定申告の際に知っておきたい支払証明書の扱い方や、確定申告に必要な書類一覧についてご紹介します。

確定申告の支払証明書とは？

支払証明書とは、取引先が取引内容・支払った報酬額を確認・証明するために発行する書類です。

書類のフォーマットは発行する取引先によって異なりますが、多くの場合は請求書と同じように金額と取引内容が一覧で明記されています。

支払証明書を発行する大きな目的は、以下の3つです。

・取引内容・報酬額を確認しあうため
・支払金額や明細内容を説明するため
・間違いのない取引・支払を済ませるため

支払証明書は、企業と個人事業主（フリーランス）間で発行されるのではなく、企業対企業の取引で発行されるケースが多いです。

支払に間違いがないか、報酬額からどんな項目がいくら差し引かれているのかを明確にすることで、透明性の高い取引が成立します。

どこでもらえるの？

支払証明書は取引が成立し納品もすべて完了した時点で、取引先から発行されます。

発行方法は手渡し・郵送・メールでの送信など取引先との関係性によって異なるため、発行方法が気になる場合は事前に問い合わせるのが良いでしょう。

また、支払明細書は以下のケースで発行されることも多いです。

・クレジットカードの利用明細
・月々の電話料金や水道光熱費の料金案内
・株式の配当金・銀行口座の利息

そのため、基本的には企業間でやりとりされることが多いですが、これらの項目では企業対個人で支払証明書が発行されるケースもあります。

事業に際してクレジットカードやライフラインの使用が経費に含まれる場合は、月々の明細も合わせて保管しましょう。

いつ出すの？

多くの場合が、取引が完全に済まされたタイミングです。

取引完了のタイミングで支払証明書を発行し、最後に取引内容や報酬額に間違いが無いかどうかを確認します。

また継続的な取引を行なっている場合は、半決算期など一定の期間を区切り発行する場合もあるため、合わせて押さえておきましょう。

請求書との違いは？

取引内容や支払金額がわかる書類として、請求書を思い浮かべる方もいるかもしれません。

ただ、この2つは根本的には異なる目的で発行される書類です。

まず支払証明書は「支払金額を確認・説明するための書類」で、「このような要件でこの額を支払いました」と説明する目的で発行されます。

対して請求書は「支払を要求するための書類」で、「このような要件でいくらの支払を要求します」と取引先に提出するための書類です。

そのため、いずれも発行目的が異なることは押さえておきましょう。

ただ、請求書の発行に際して「このような要件でいくらの支払が生じました」という説明をするために「支払明細書」を発行するケースはあります。

2種類の書類（または要件を満たした1枚の書類）がまとめて発行されるケースもあるため、状況に合わせて書類を作成しましょう。

確定申告の種類別の必要書類

支払証明書を含め、確定申告に必要な書類は多岐に渡ります。

事前に準備しておくべき書類もあるため、すべて揃えて把握しておきましょう。

青色申告・白色申告に分けて解説します。

青色申告の必要書類

・確定申告書類
・所得証明書
・所得控除証明書
・口座情報
・本人確認書類・印鑑
・青色申告決算書

確定申告書類は、税務署に足を運べばその場で支給され、その場で記入して提出します。

そのため事前に準備が必要なのは、所得証明書から以下の項目です。

所得証明書はもちろん、保険料や住宅ローンなどの所得控除証明書も揃えておけば、スムーズに確定申告を済ませられるでしょう。

また、近年ではe-Taxでのオンライン申請も推奨されています。

オンライン申請の場合、最初にマイナンバーにより本人確認を済ませておけば本人確認書類や印鑑は必要ありません。

白色申告の必要書類

・確定申告書類
・所得証明書
・所得控除証明書
・口座情報
・本人確認書類・印鑑
・収支内訳書

白色申告の場合も、基本的な申請書類は変わりありませんが、明確に異なるのが収支内訳書です。

収支内訳書は青色申告で必要な青色申告決算書よりも簡略化されており、申請の難易度も下がります。

ただ、青色申告による65万円の特別控除は受けられなくなるため、青色申告も視野に入れて税務処理を行いましょう。

まとめ

確定申告で必要な書類は多く存在しますが、その中でも忘れてはならないのが支払証明書です。

支払証明書は報酬額や差し引きされた項目がわかりやすく記載された書類で、企業間の取引で発行されるケースが多く見られます。

また、支払証明書のほかにも、確定申告では所得証明書や控除証明書など、申請に必要な書類は多く、確定申告の期間までに必ず揃えておかなくてはいけません。

スムーズで間違いのない確定申告を済ませるためにも、必要な書類は大切に揃えて保管しておきましょう。