電子帳簿保存法って何？基礎からわかりやすく丁寧に解説します！

電子帳簿保存法は、経理や税務に関わる人なら必ず知っておきたい請求書の作成ルールです。

オンライン上でのビジネスのやりとりが活発化した今、正しい電子帳簿の扱いについて知っておくことは欠かせません。

さらに2022年1月からは、電子帳簿保存法は改正され、最新の保存方法や扱いについても把握しておく必要があります。

今回は電子帳簿保存法の内容について、わかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは？

基本的に帳簿は原則的に紙媒体での保存が義務付けられています。

しかし近年ではオンライン上で請求書や帳簿を管理する機会も増えているため、特定の条件を満たせば電子データで帳簿を保存することが認められるようになりました。

これにより、書類管理費や業務効率のアップなど、業務においてさまざまなメリットが生まれます。

企業はもちろん個人事業主も導入できる制度のため、電子データで請求書を扱うなら、必ず押さえておきましょう。

電子帳簿保存法はどう改正されたの？改定時のポイント

従来の電子帳簿保存法は事前申請や管理方法が厳重かつ複雑で、敷居の高いイメージを持たれていました。

しかし電子帳簿保存法は2022年1月より改正され、電子帳簿の保存におけるルールが簡略化され、よりわかりやすくなっています。

以下では電子帳簿保存法の法改正により改定されたポイントと、保存方法についてわかりやすく解説します。

事前承認が不要になった

従来の電子帳簿保存法は、電子データ保存やスキャナ保存をするため、税務署長に事前申請する必要がありました。

しかし法改正により事前承認は不要になり、手続きなしで電子帳簿での保存導入が可能になっています。

複雑な手続きや電子帳簿の導入の敷居が低くなったため、より手間なく電子帳簿を導入できるでしょう。

タイムスタンプが緩和された

タイムスタンプとは、電子帳簿を保存した日時を記したもので、それ以降に変更・改ざんが行われていないことを示すものです。

法改正によりスキャナ保存の際に必須だったタイムスタンプの付与期限が緩和され、タイムスタンプの期限は最長2ヶ月とおおむね7営業日以内に広がりました。

検索要件が緩和された

従来は電子データに細かく検索機能を付けて保存することが義務付けられていました。

これにより保存業務が煩雑化していましたが、法改正により検索要件は以下の3つに絞られています。

・取引年月日

・金額

・取引先

さらに、国税庁に電子データのダウンロードを求められた際にすぐに対応できるのであれば、以上の検索項目を付与義務はありません。

適正事務処理要件が廃止された

法改正により、電子帳簿を安全に管理するために定められていた適正事務処理要件が廃止されました。

従来の電子帳簿保存法では、電子帳簿の保存において社内で規定を設けること、2名以上でのチェックが必要でしたが、人員不足の企業ではその要件を満たすことは困難です。

しかし廃止されたことにより、以上の要件を満たす必要がなくなったため、個人事業主や小規模事業者も電子帳簿を導入しやすくなっています。

電子データ保存が義務化になった

電子データでやりとりした帳簿や国税に関する書類については、原則的に電子データでの保存が義務化されました。

データでやりとりした請求書は紙での保存が認められていないため、これまですべて紙で帳簿を保存していた事業者も、電子帳簿で保存する必要が出てきます。

ただしこのルールは、電子帳簿への移行が済んでいない事業者のため、2年間の猶予期間が設けられています。

2023年12月31日までは、税務署に求められたときにすぐに提出できる状態にある場合に限り、紙媒体での保存が認められています。

電子帳簿保存法に対応していくための進め方

法改正により電子帳簿保存法はよりわかりやすく、導入のハードルも下がりました。

しかしこれから電子帳簿の保存に移行していくのであれば、その移行方法について正しく把握して進めていくことが大切です。

ここでは電子帳簿保存法に対応するための移行方法を解説します。

自社の電子取引を見える化し洗い出す

電子帳簿の保存を検討する前に、まずは自社の電子取引を見える化しましょう。

特に電子取引に該当するものについては、電子データでの保存義務が生じているため、必ず電子保存する必要があります。

電子データでの取引には、データでやりとりした請求書以外にもEDI取引やクラウドサービスでのデータ共有など、さまざまな種類があります。

そのため電子帳簿での保存義務があるもの、電子帳簿で保存した方が業務が効率化するものについてあらかじめ把握しておくことが大切です。

データの保存先を決める

電子帳簿を保存するには、保存するための置き場を用意する必要があります。

電子帳簿をどのファイルに保存するのか、ファイル内の電子帳簿はさらにどのようにファイル分けして管理するのかを検討しましょう。

管理者が必要なときに必要な電子帳簿をすぐに見つけられるように保存先のルールを決めておくことが大切です。

データがすぐに探せるように設定する

電子帳簿は原則的に、国税庁が求めたときにすぐに提出できる仕組みを整えておく必要があります。

そのため保存先のルール化はもちろん、データをすぐに取り出すための検索システムを整えておくことも大切です。

検索において大切なのが検索項目の設定です。

電子帳簿保存法で定められているのは日付・取引金額・取引先の3項目ですが、より業務を効率化するために必要な項目があれば追加するのも良いでしょう。

タイムスタンプは必要か不要か？システムを見直す

タイムスタンプが必要なのは、スキャナ保存した電子帳簿です。

そのため扱っている電子帳簿にタイムスタンプは必要なのかそうでないのか、改めて見直しましょう。

取引内容によっては、タイムスタンプが必要ない場合も存在します。

運用マニュアルの準備をする

企業をはじめ電子帳簿を管理するのが1人ではない場合、電子帳簿保存法に則った保存ルールを周知するため、運用マニュアルを準備しましょう。

運用マニュアルには電子帳簿保存法を守るための保存ルールを記すほか、より効率的に電子帳簿を保存するためのルールを定めておくことも大切です。

電子帳簿保存の導入により、かえって業務が煩雑になってしまわないよう、運用について1つの指標を定めておきましょう。

電子帳簿保存法とインボイス制度は同時に準備しよう！2つの制度による影響を解説

電子帳簿保存法をきちんと理解して対応しましょう

電子帳簿保存法の改正点や導入時のポイントをわかりやすく解説しました。

電子帳簿保存法は、業務のIT化に伴い整備された法律で、電子帳簿を正しく保存管理するために定められています。

2022年1月からは、一部法改正がなされ電子帳簿保存のハードルはさらに低くなっています。

なかでも電子データでやりとりされた帳簿や税務書類は、電子データでの保存義務があることも定められたため、法律について正しく把握したうえで管理体制を整えてくださいね。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部