【どう活かされるの？】電子帳簿保存法のメリットとデメリットが知りたい！

電子帳簿保存法の改定により、あらゆる事業者の経理業務が大きく変わります。

2022年からの改定内容のなかには電子取引された帳簿・書類を電子保存することが義務付けられたなど、大きく方向転換した項目もあり、今の帳簿保存体制や経理業務を見直さなくてはいけません。

そのため制度に合わせた保存体制の導入に億劫なイメージを持つ方は多いかもしれませんが、電子帳簿保存法の導入には、さまざまなメリットも存在します。

そこで今回は、電子帳簿保存法によるメリットについて解説します。

必ず押さえておきたいデメリットも解説するので、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法により、経理や帳簿の保存体制にはさまざまなメリットが生まれます。

以下では電子帳簿保存法の導入により期待されるメリットをご覧ください。

業務の効率化

電子帳簿保存法に則った保存体制の導入により、経理・帳簿管理業務の効率化を目指せます。

たしかに電子帳簿保存法に合わせた保存体制の導入は、億劫に感じる方が多いかもしれません。

しかし、最初に正しい保存体制を導入してしまえば、経理業務は以下のように変わります。

・必要な帳簿を検索システムによりすぐに取り出せる

・パソコン上での操作のみで経理業務を完結させられる

電子帳簿保存法の導入により、紙の帳簿をファイリングしたり、物理的に探しだす必要はありません。

すべて経理ソフトや帳簿作成を行うパソコン上での操作だけで管理業務を済ませられます。

紙に比べてのコスト削減

電子帳簿保存法を導入すれば、帳簿を紙で管理する必要がなくなります。

紙の帳簿を扱う機会を大きく削減できるため、紙や印刷に掛かる経費を減らせるほか、紙の書類を保存するスペースも削減できます。

特に法人は、媒体に限らず帳簿は原則7年間保管する必要があるため、取引が活発であればあるほど保存する書類の量は膨大です。

しかし電子帳簿であればスペースを取らずに保管でき、コストを大きく減らせるでしょう。

紛失リスクがなくなる

紙の帳簿は、紙という物理的な媒体を紛失してしまうリスクがありますが、電子帳簿であれば紛失のリスクは大きく減らせます。

たしかに電子データも紛失リスクがゼロであるとは言えませんが、データを復旧すれば回復できる可能性もあり、紙媒体よりも紛失の可能性は少ないといえるでしょう。

特に電子帳簿の保存に対応したクラウドサービスを利用すれば、万が一社内の電子媒体が破損したとしても保存体制は担保されます。

検索の利便性が上がる

電子帳簿保存法では保存ルールのひとつに検索要件の設定が定められています。

保存する帳簿や書類そのものに取引年月日や取引先、金額などの検索要件を付与することで、付与した要件をもとにいつでも必要な帳簿や書類を検索システムにより取り出せます。

これにより、過去の帳簿も必要に応じてすぐに取り出せるため、帳簿を探す時間を大きく削減できるでしょう。

環境問題への配慮

電子帳簿保存法が推進されている理由の1つに、ペーパーレスによる環境問題への配慮が挙げられます。

帳簿や国税関連書類の作成に紙を消費しなくなるため、環境問題を意識した業務を目指せるでしょう。

サステナブルな取り組みをしている企業としてイメージアップも図れるため、企業としてさらなる成長を目指す点でもメリットがあります。

DX（デジタルトランスフォーメーション）推進

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、IT化社会に合わせた業務・システムを導入することを指します。

電子帳簿保存法も、情報伝達の電子化に伴い求められているものの1つで、業務効率化を図れるほか、他社との電子取引も活発化するでしょう。

社会全体のIT導入が進んでいる今だからこそ、DX推進により活発な経済活動にも繋げられます。

セキュリティ強化

紙で帳簿を保管することには、盗難や無断閲覧をはじめセキュリティ面での難点があります。

しかし電子帳簿としてクラウド保存すれば、盗難リスクを避けながら安全に帳簿・国税関連書類を保管できます。

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電子帳簿保存法のデメリット

電子帳簿保存法の導入にはメリットが多くある一方で、デメリットも存在します。

以下では電子帳簿保存法におけるデメリットについて解説します。

導入コストと時間

電子帳簿保存法の要件を満たした保存体制を築くには、導入について考える時間を設ける必要があることはもちろん、コストも必要です。

・電子帳簿保存法の要件を満たしたクラウドサービスの契約・利用料

・帳簿に付与するタイムスタンプの発行サービスの契約・利用料

・電子帳簿の保存・管理に必要な電子端末やスキャナの購入費

必要なコストは、事業者の規模や今の保存体制、日常的に扱う書類の種類によっても変わるでしょう。

しかしいずれの場合も、少なからず時間やコストが必要であるため、難色を示す事業者が多いことも事実です。

要件を満たすデータ管理やルールのための教育や指導

電子帳簿保存法に則った管理体制を導入するには、システムだけでなくそれを扱う従業員の業務体制の制定・教育指導が必要です。

保存要件の中にはシステムの概要書を備え付けることのほか、従業員への帳簿保存体制のマニュアル整備、業務フローの制定なども存在します。

システム障害リスク

万が一ご出荷導入したクラウドサービスにシステム障害などが起きた場合、復旧するまで帳簿保存法・管理業務はストップしてしまいます。

もちろんシステム障害が起こることはそう頻繁ではないでしょう。

しかし、計画的に進めてきた管理業務が突然止まってしまうリスクがあるため、その点で不便を感じてしまう可能性があります。

定期的な運用の見直し

電子帳簿保存法は電子データとして帳簿や書類を保存管理する方法ですが、IT分野は急速に技術革新を見せている業界です。

そのため将来的には改めて電子帳簿の保存ルールが刷新されたり、技術革新に伴い導入した電子帳簿の保存体制の見直しを余儀なくされる可能性もあるでしょう。

また新たな保存方法だからこそ、実際に保存体制を導入してみて無駄な業務がないか検証する必要があります。

電子帳簿保存法には沢山のメリットがあります

電子帳簿保存法に合わせた保存方法におけるメリット・デメリットを解説しました。

電子帳簿保存法は2022年1月からの改定により、電子取引された帳簿を電子データで保存することが義務化されています。

導入コストや業務フローの見直しが必要であるため、デメリットばかりを感じてしまう方も多いかもしれません。

しかし電子帳簿保存法の導入には、業務効率化やコスト削減をはじめ、さまざまなメリットも存在します。

電子帳簿保存法はただ運用ルールに則って導入するのではなく、より効率的な帳簿の保存体制を築くことを大切に、導入を検討しましょう。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部