電子帳簿保存法でレシート保存はしないといけない？電子化の手順は？

電子帳簿保存法により、レシートをはじめとした大量の領収書も電子データとして保存できるようになりました。

取引が活発であればあるほどレシートの量・保管方法は課題となるため、電子データで保存できれば、レシート保存の負担は大きく削減できるでしょう。

そのためには、電子帳簿保存法の要件を満たした保存体制を導入する必要があります。

今回は電子帳簿保存法におけるレシート保存の手順について解説します。

電子帳簿保存法の導入を検討しているのであれば、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法でのレシート保存はどうする？

電子帳簿保存法に則ってレシートを保存するには、法に則った保存体制を築く必要があります。

要件を満たせばレシートを電子データとして一括管理でき、経理業務の負担を大きく減らすことにも繋がるでしょう。

特に電子取引された帳簿類については、2022年からの電子帳簿保存法の改定により、電子帳簿の保存が義務化されています。

そのため電子上で取引されたレシートや領収書については、必ず電子保存しなければいけない点を踏まえても、レシートの電子保存は検討の重要性が高い事柄だといえるでしょう。

さらにレシートを電子保存することには、以下のメリットも存在します。

・レシート管理業務の効率化

・紙のレシートの保管コストの節約

・帳簿の改ざん・紛失リスクの抑制

・セキュリティ面の向上

紙のレシートは大量にあればあるほど、経理業務が煩雑化するだけでなく、保管によるコストもかさんでいきます。

だからこそ、レシートの電子保存を導入することは、従業員にとってはもちろん経費削減の点で見ても、さまざまなメリットを期待できるでしょう。

領収書やレシートを保存するときの要件がある

レシートの電子保存化にはさまざまな魅力がありますが、保存には改ざんや不正を防ぐため、電子帳簿保存法により正しい保存要件が定められています。

そのためレシートを電子帳簿として保存する際は、要件を満たした保存方法を導入する必要があるでしょう。

・レシートや領収書の検索機能を確保している

・修正や削除の履歴が残るクラウドサービスに保管する

・一定以上のスペックを持つディスプレイやプリンターを備え付ける

・システムや機材の概要書・操作マニュアルを備え付ける

・規定以上の解像度・カラー設定で保存する（スキャナ保存の場合）

そのほか、レシートや領収書を保管するには、さまざまな要件を満たす必要があります。

一見すると導入にコストや手間が大きく掛かりそうに見える要件ばかりですが、以上の要件は、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス・経理ソフト等を導入するだけで、簡単に満たせるものがほとんどです。

そのため、まだ電子帳簿保存法を導入する準備が整っていないのであれば、電子帳簿保存法対応のクラウドサービス等の導入を検討してみてください。

電子帳簿保存法対応のクラウドサービスはどれ？領収書管理特化型サービスも紹介！

レシート保存したときに原本は処分してもいい？

電子帳簿保存法に則って、電子データとしてレシート保存すれば、原本である紙のレシートや領収書は処分して問題ありません。

破棄については、2022年1月から施行された改定版の電子帳簿保存法に定められています。

ただし、以下の場合は紙での保管が求められます。

・電子帳簿保存法に定められた保管要件を満たしていない

・入力期限である2ヶ月とおおむね7営業日を過ぎている

・プリンターの最大出力を超えるサイズのレシート・領収書

以上の場合は、電子データとして保存することはできますが、原則的に紙のレシートや領収書も合わせて保管する必要があります。

なお保存期間は、電子データ・紙の原本ともに法人の場合は7年、個人事業主の場合は5年です。

もし青色申告事業者で、年度中に欠損金がある場合は、10年の保存期間が求められるため、上記の期間内は必ず保管しておきましょう。

以上に当てはまるレシートや請求書を取り扱う場合は、別途対応方法を検討しておくことが大切です。

レシート保存はスマホのカメラから取り込めるサービスも。効率化になる！

電子帳簿保存法におけるレシート保存の要件について解説しました。

レシートや領収書は取引が活発であればあるほど大量になるため、電子帳簿保存法の要件に則り保管方法を工夫すれば、コストはもちろん業務効率化の点で見てもさまざまなメリットが存在します。

電子帳簿保存法の要件を満たす保存体制を整えることは、一見ハードルが高いように思われる場合も多いですが、要件を満たしたクラウドサービス等を利用すれば、簡単に導入できるでしょう。

なかには大量の領収書・レシートの保存に特化したものがあるほか、高性能なスキャナを導入しなくても、カメラやスマホで写真を撮るだけで簡単に取り込めるものもあります。

レシートの写真を撮れば、金額や取引内容を自動で読み取り経理ソフトに反映できるサービスもあるため、経理の負担を大きく減らせるでしょう。

電子帳簿保存法導入の猶予期間は2年、2023年12月末までです。

電子帳簿保存法の導入を検討している方は、ぜひ自社に合ったクラウドサービスを見極めることから始めてみてください。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部

おかねチップス編集部

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