【伸びてる会社は絶対やってる】Web会議を活用して業務効率化はこれから必須です

Web会議、あなたはどのようにしていますか？Zoom、Googlemeet、Skype、色々あります。

このWeb会議、いつもは普通に利用していると思いますが、業務効率化を図ったりできるメリットがある一方で、隠されたデメリットがあるのです。

今日は、あなたが知らないWeb会議の秘密についてお伝えしていきます。

Web会議とは？

Web会議は、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境さえあれば、時間や場所問わずにオンライン上でコミュニケーションを取れるツールです。

最大の特長は、対面ではなくオンライン上で会議や打合せが可能になるということです。

Web会議のメリット

Web会議のメリットは主に2つ。

①いつでもどこでも開催できる

②会議室や人件費などのコスト削減

という点です。

◼︎いつでもどこでも開催できる
オンライン会議の大きなメリットは、いつでもどこでもスマホやパソコンと、インターネット環境さえあれば、会議や打合せを開催できるという点です。

オフラインでは接触できなかった遠方の方を始め、海外にいる人とも会議や打合せが可能になります。

◼︎会議室や人件費などのコスト削減
大規模な人数で会議する場合、会議室の確保や人件費の確保、資料の印刷費、準備するのに時間とお金が掛かります。

ですが、オンライン会議の場合は人件費も資料作成の手間も、必要最小限に抑えることができます。

また、オンライン会議システムには操作しているPCの画面共有という機能も備わっているものが多く、お互いのPCの画面を共有しながらスムーズな会議をすることが可能です。

Web会議のデメリット

Web会議のデメリットは主に3つ。

①参加者の熱意が伝わりづらい

②操作設定が必要

③インターネット通信の影響を受ける

という点です。

◼︎参加者の熱意が伝わりづらい
対面会議と違い、直接顔を合わせるわけではないので、雰囲気を感じ取りにくいというデメリットがあります。

この人はこの企画に熱意があるのか、契約する気持ちがあるのか、など対面では感じ取ることのできる熱意を感じ取れないというデメリットがあります。

◼︎操作設定が必要
PCの利用が苦手な人や、オンライン会議を実施したことがない人にとっては、設定が難しいと感じてしまうシーンがあります。

そのような場合、マニュアルを作成したり電話等で対応するコストが掛かってきてしまいます。

◼インターネット通信の影響を受ける
インターネットの通信状況が悪いと、フリーズしたり急に切断されてしまうことがあります。

その場合、相手はストレスを感じることもありますし、復旧のために時間が掛かります。

このように、インターネット環境によって影響されるというデメリットがあります。

Web会議効率化のポイント

Web会議を効率化するためのポイントは、3つあります。

①会議の時間はなるべく短くする

②時間管理ツールを使う

③画面共有を使って資料で説明する

という点です。

会議の時間はなるべく短くする

会議の時間を決める。

そうすることでダラダラすることがなくなり、Web会議を効率化することができます。

その日の題材を決め、予めゴールを決めていると、ダラダラすることはなくなります。

話がゴールからズレていないか？を常に意識しておくと良いです。

時間管理ツールを使う

時間管理ツールとは、どの作業に、どれくらいの時間を費やしたか、可視化してくれるツールのことです。

この議題にはこのくらいの時間を、と決めておくことで会議がスムーズになり、効率化もアップします。

画面共有を使って資料で説明する

ほとんどのWeb会議ツールに、「画面共有」というツールがあります。

その名の通り、あなたが見ている画面を相手にも同じように表示させることができるのです。

その画面共有機能を使うことで、相違なく資料を説明することができます。

会議に全員参加させる

社内での会議や打合せでは、関わる人全員が参加するようにしましょう。

全員が参加することで、新たな問題点や新たな方法が見つかりやすくなります。

どんどん意見を求める

Web会議に参加する消極的な人は、どうしても意見を言いづらい環境になってしまいます。

大勢の前で自分の声が発信されるので…ですので、核となる人物が率先して、全員に意見を求めることが重要になってきます。

画面はオンにする

ビデオをオフにすることもできますが、基本的には画面をオンにしましょう。

取引先との会議で使用する場合は、失礼にあたります。

そして、社内の会議でビデオをオンにしていなければ、サボっているのではないか。と、疑われてしまうことがあります。

ですので、可能な限りビデオはオンにしましょう。

Web会議を効率化して業務を進めよう

会社の売上を上げるため、自分の給料を上げるため。

そのために、Web会議を使用してどんどん効率化していきましょう。