電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？不要なケースもある？！スキャナ要件も解説

2022年1月より施行された、新たな電子帳簿保存法に対応するため、タイムスタンプの発行システムの導入を検討しましょう。

タイムスタンプは電子書類の更新日時を証明する技術で、タイムスタンプが押されて以降は書類の改ざんがないことを証明するためのものです。

法改正により電子データでやりとりした帳簿は電子データで保存することが義務付けられたため、帳簿をスキャナ保存する場合は必ず押さえておきましょう。

今回は電子帳簿保存法におけるスタンプの仕組みや利用方法について解説します。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、スキャナで読み取り電子データで保存した帳簿に施す技術で、書類の改ざんがないことを証明する機能が備わっています。

紙の帳簿では手書きのサインなどにより改ざんが難しい部分がありましたが、電子帳簿として保存すると、筆跡などがわからなくなるため改ざんの難易度が下がります。

この電子データ上の不正を防ぐため、タイムスタンプを押して保管することが義務付けられました。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプはただ日時を示したアイコンを押下するのではなく、一般財団法人日本データ通信協会に認められた第三者機関により施されるタイムスタンプ技術を利用する必要があります。

システムでは、電子書類に時刻認証局が定めた時間情報を付与したタイムスタンプを発行します。

これにより、タイムスタンプの信憑性を保証し改ざんの余地を残さないようシステムが設計されていることが特徴です。

発行するには専門のサービスを利用する必要があるため、各サービスの利用方法や料金プランを踏まえて、導入するシステムを検討してください。

タイムスタンプの利用方法・発行手順

タイムスタンプの利用方法は以下の通りです。

・タイムスタンプを配布する事業者（時刻認証局）と契約する

・保存する電子帳簿を指定されたシステムにアップロードする

・保存する電子帳簿にタイムスタンプを付与する

・付与した電子帳簿を保管用クラウドに保存する

基本的には、最初にタイムスタンプを発行する事業者と契約するだけでタイムスタンプを電子帳簿に付与する準備は完了します。

発行事業者との契約はインターネット上で行われるため、Webから契約・発行を申請する仕組みを整えておくと、さらにスムーズにタイムスタンプを発行する準備を整えられるでしょう。

タイムスタンプの費用は？

タイムスタンプは一般財団法人日本データ協会が認めた発行事業者を利用しての付与が義務付けられています。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは、以下の相場で利用できます。

・初期費用・サービス契約料：5,000円〜10,000円

・月々の利用料：3,000円〜（1件10円等枚数で変動する場合も）

基本的には、初期費用と月々の利用料を支払っていくことになるため、信頼できる・利用しやすい発行事業者を選ぶことはもちろん、費用をもとに選ぶのもおすすめです。

定額制の場合もあれば、利用したスタンプ数により料金が変動する場合もあるため、月々に発行する電子帳簿の枚数をもとにサービスやプランを選ぶのも選択肢の1つです。

電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプは何が変わったのか

従来の電子帳簿保存法は、2名以上の管理体制を用意しなければいけないなど、管理体制が厳しく導入できない事業者も多く存在しました。

しかし2021年改正・2022年1月より施行された新たな電子帳簿保存法では、タイムスタンプについてのルールをはじめ、多くの項目で保存方法が緩和されています。

・スキャナ保存による電子帳簿にのみタイムスタンプの付与義務がある

・付与期間は最長2ヶ月とおおむね7営業日以内である

上記のように付与期間を広く取ることをはじめ、タイムスタンプを発行する業務についても事業者の負担が大きく軽減されています。

しかしスキャナ保存による電子帳簿は、必ずタイムスタンプを発行して保管する必要があるため必ず導入・管理を検討しましょう。

そもそも電子帳簿保存法って何？改定されたポイントをわかりやすく解説

タイムスタンプが不要なケース

制度の緩和により、タイムスタンプが不要であるケースも存在します。

・電子データで送受信したなどスキャナ保存以外の電子帳簿

・訂正・削除履歴の残るクラウドサービスに保存した電子帳簿

・改ざん防止に関する社内規定を設けて管理する電子帳簿

タイムスタンプが不要である規定が存在するため、上記の保存方法を採用するのも良いでしょう。

特にスキャナ保存する電子帳簿が多い、タイムスタンプの発行に掛かる費用を抑えたい場合は、保存方法に工夫を施して対応するのも選択肢の1つです。

タイムスタンプを理解して対応しよう！

タイムスタンプはスキャナ保存した書類に改ざんがないことを証明するために発行されるシステムです。

第三者機関のタイムスタンプシステムを利用する必要があるため、必ず利用したうえで法に則った電子帳簿の保存管理体制を導入を検討してください。

またタイムスタンプは一定の要件を満たせば不要であるケースもあります。

しかし費用が掛かる要件でもあるためほかの要件を満たす形で管理・保存して費用を抑えるのも選択肢の1つです。

自社に合った利用方法・管理方法を検討して、より良い管理体制を築きましょう。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部

おかねチップス編集部

おかねチップスは、毎月30件以上の記事配信と業界人へのインタビュー記事等を多く取り上げており、創刊1年で月間25万PVと22万UUの購読者数へと成長。
20代後半から40代後半にかけた、ビジネスマンがメインであり、フリーランス、パラレルワーカー、スタートアップ等の読者層が多数。数多くの著名人にも登壇頂いていると同時に各種専門記事については、記事の信頼性を最新性を担保するために、税理士や各業界のプロフェッショナルを監修に迎えたうえで、各記事を編集・校閲・確認を経て制作。

おかねチップス：https://okanechips.mei-kyu.com/