電子帳簿保存法の対象書類とは？保存期間も併せて解説します

電子帳簿保存法では、経理・税務におけるあらゆる書類が電子データでの保存対象となりました。

特に電子取引された書類・文書は電子データでの保存義務が存在するため、経済活動を行っている事業者であれば、必ず対応しなければいけません。

そこで知っておきたいのが、電子帳簿保存法の適用義務が生じる対象書類です。

今回は電子帳簿保存法の対象書類について解説いたします。

電子帳簿保存法の対象書類は区分で分けられる

電子帳簿保存法における対象書類には、大きく分けて2つの区分が存在します。

区分により保存方法や扱いのルールは異なるため、自社が扱う書類がどの区分に含まれるのか、改めて確認しましょう。

電子帳簿等保存の対象書類

電子メールやクラウドサービスなどを介して取引された電子帳簿は、原則的に電子データでの保存義務が生じます。

メールなどを通じて請求書や見積書をやりとりする機会が増えた今、電子保存義務がある書類は非常に多く存在するでしょう。

また電子帳簿は法律で電磁的記録に分類されており、定義としてはPCをはじめ電子媒体で作成された書類全般を指します。

つまりパソコンで会計ソフトを使って作られた決算書や仕訳帳も、電子帳簿に該当します。

近年では会計ソフトを使いパソコンで決算書類を作成する事業者も増えているため、合わせて知っておきたいポイントです。

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存とは、紙で受け取ったデータをスキャナーなどを使って電子データとして保存する方法です。

電子取引された帳簿の電子保存義務化に伴い、紙で受け取った書類も電子保存すれば、保存体制を一本化でき、よりスムーズな帳簿管理に繋がります。

スキャナ保存する対象書類は、一定以上の解像度があり電子データでも取引内容を視認できることが必須項目として定められています。

また期間内の改ざん・修正がないことを証明するタイムスタンプの発行または、修正・削除履歴の残る保存システムを利用しなければいけません。

電子取引のケースとはまた違った保存体制が求められているため、合わせて知っておきたい対象書類です。

タイムスタンプって何？電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の仕組みを解説！

電子取引の対象書類

電子帳簿保存法における対象書類は、以下の通りです。

・仕訳帳や売上台帳、総勘定元帳など国税関連の帳簿

・貸借対照表や損益計算書など決算関連の帳簿

・契約書や見積書、請求書など取引関連の書類

上記のように、お金や取引に関するあらゆる書類が電子帳簿の対象書類です。

多くの企業が上記の書類を扱っているため、自社の帳簿管理を見直した上で、必要なシステム・保存体制を築いていくことが求められるでしょう。

ただし、手書きで作成した帳簿・書類をはじめ、パソコンなどの電子機器を用いずに作成したものについては、電子帳簿保存法における対象書類には含まれません。

従来通り紙での保存が認められるため、合わせて知っておくことが大切です。

電子帳簿の保存要件を詳しく解説！分類ごとの保存方法と保存のポイント

電子帳簿保存法の対象書類の保存期間はいつまで？

電子帳簿保存法に則った対象書類の保管期間は、事業者により異なります。

まず法人の場合、法人税・住民税に関連する帳簿・書類は7年間、消費税に関連する書類は7年と2〜3ヶ月の保存義務が存在します。

さらに青色申告事業者であり、赤字の年度があった場合は、10年の保存義務が生じるため、長期的に保管し続けられる保存体制を検討しましょう。

個人事業主や小規模事業者の場合は、青色申告か白色申告かで対象書類の保存期間が変動します。

青色申告の場合は帳簿や決算書など、金銭に関連する書類は7年、その他の書類は5年間の保存義務があります。

対して白色申告の場合は帳簿は7年間、それ以外の帳簿・文書については5年間の保存義務があるため、申告方法に合わせて保存期間を把握しておかなくてはいけません。

いずれの場合も、長期的な保存体制が求められるため、長く続けられる・スムーズに使い続けられる保存方法を選択して、電子帳簿保存法に則った保存体制を築いてください。

要件と合わせて書類を確認しておこう

電子帳簿保存法における対象書類について解説しました。

2022年1月より、電子取引された帳簿・書類は原則電子データで保存する必要が出たため、事業者であれば必ず対応する必要があります。

対応には2年間の猶予期間があるため、2023年末を目処に、保存体制を検討・導入していきましょう。

また電子帳簿保存法は、保存体制を築くだけでなく長期的な保存体制を敷くことも大切です。

電子帳簿は事業者により5年〜7年の保存期間が存在するため、長期的に保存することも忘れてはいけません。

正しい保存方法を踏まえて、円滑で法に則った正しい業務体制を整えていきましょう。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部

おかねチップス編集部

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