バックオフィス業務を効率的にする便利ツールを紹介します

現代のビジネスにおいて、バックオフィス業務は企業の運営に欠かせない重要な役割を担っています。

多岐にわたる業務を担当するバックオフィスは、業務の煩雑さや人的ミスによる問題がつきものになります。

そのような煩わしさを解決できる方法として、ツールの活用があります。

この記事ではバックオフィス業務を効率化する便利なツールについて紹介します。

ツールを導入することで、業務の効率化によるコスト削減や精度向上など、様々なメリットが期待できます。

ぜひ今後の業務改善の参考にしていただければ幸いです。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、企業の内部業務で、主に事務処理や経理、人事などの裏方業務を指します。

具体的には、データ入力や文書管理、請求書の発行、給与計算、社会保険手続きなどが含まれます。

企業を支える重要な役割を担っているのがバックオフィス業務になります。

バックオフィスについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

バックオフィス業務とは何か？仕事内容や重要性とメリットについて

バックオフィス業務を効率的にするクラウドサービス

バックオフィス業務を効率化する上で欠かせないのがツールになります。

ツールを上手に活用をすることができれば、作業の効率化だけでなく社員のモチベーションの向上にもつながります。

バックオフィス業務では、どんなツールがあるのか見ていきましょう。

業務管理全般のツール

・kintone（キントーン）

kintoneは、クラウド上で利用できるビジネスアプリケーションプラットフォームの一つで、バックオフィス業務にも活用できます。

カスタマイズ型のアプリケーションを作成でき、人事管理や経費精算、在庫管理、工程管理など、様々な業務に対応できます。

ワークフローの自動化や集計・分析機能が充実しており、業務の効率化が図れるため、多くの企業が導入しているツールになります。

・InnoPM（イノピーエム）

InnoPMは、クラウド上で利用できるプロジェクト管理システムの一つになります。

プロジェクトの進捗管理やタスク管理、スケジュール管理など、プロジェクトマネジメントに必要な機能を備えています。

また、ガントチャートやカンバンボードといったビジュアルツールにより、プロジェクトの状況を一目で把握することができます。

さらに、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを円滑にするチャット機能もあります。

多くの企業が導入しており、特に中小企業などでの利用が多いようです。

勤怠管理ツール

・ジョブカン

ジョブカンは、クラウド上で利用できる勤怠管理システムになります。

出勤・退勤の打刻や休暇管理など、従業員の勤怠管理に必要な機能を備えており、スマートフォンやタブレットからも利用することができます。

ワークフローの自動化や統計情報の分析機能が充実しており、業務の効率化に貢献します。

・HRMOS勤怠 by IEYASU

HRMOS勤怠 by IEYASUは、クラウド上で利用できる勤怠管理システムの一つで、従業員の勤怠管理や労働時間の把握を支援します。

スマートフォンやタブレットからも利用することができ、勤怠管理だけでなく、有給休暇の申請や残業管理なども行うことができます。

勤怠データの自動集計や月次処理、給与計算などの業務もサポートしています。

AIによる遅刻や早退の予測機能や、セキュリティ面にも配慮されたシステムなど、多くの機能が充実しており、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。

人材管理ツール

・ミナジン人事評価システム

ミナジン人事評価システムは、クラウド上で利用できる人事評価システムで、企業の人事評価を効率化することができます。

目標管理やアサインメント、360度評価など多様な評価方法に対応しています。

従業員の評価に関するプロセスを自動化し、人事担当者の負荷を軽減します。

また、人事評価に関するデータを蓄積することで、組織の人事戦略にも役立ちます。

採用管理ツール

・HRMOS採用 

HRMOS採用は、クラウド上で利用できる採用管理ツールで、企業の採用プロセスを自動化し、採用活動の効率化を図ることができるシステムです。

応募者管理や選考フローの管理、面接のスケジュール調整など、採用に必要な機能が備わっており、AIによる選考支援機能がある特徴があります。

経理関連ツール

・freee（フリー）

freeeは、中小企業向けに提供されるクラウド会計ソフトウェアです。

企業の売上・経費・キャッシュフローなどの情報をいつでも把握でき、請求書作成や給与計算などの煩雑な業務を自動化できます。

無料版も用意されており、スタートアップや小規模企業でも手軽に導入することができる点が魅力になります。

freeeには多くのビジネスアプリケーションが連携しており、業務効率化に役立つ機能が充実しています。

 

バックオフィスを効率化するメリット

ここからはバックオフィスの効率化をすることで得られるメリットについてお伝えします。

コスト削減

バックオフィスを効率化することで、コスト削減を実現することができます。

一例をあげると、勤怠管理や経費精算などの業務を手作業で行う場合、人的ミスが発生しやすく多くの時間やコストを要します。

しかし、勤怠管理システムや経費精算システムなど導入することで、業務を自動化することができ、労働時間を短縮することができます。

ツールを活用することで人件費だけでなく、残業代やペーパーレス化によるコスト削減も期待できるでしょう。

人的ミス防止

バックオフィスを効率化することで、人的ミスを防止することができます。

手作業で行われる業務は、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、業務の品質を下げる原因になります。

クラウドサービスや自動化ツール、アウトソーシングを導入することで、業務の自動化やデータの自動処理を行うことができます。

これにより、従業員の手作業によるミスを減らすことができます。

そのため、業務に携わる人数を減らすことができ、人的ミスを防止することに繋がります。

生産性の向上

バックオフィスの効率化によって、従業員の生産性が向上することができます。

クラウドサービスや自動化ツールを導入することで、作業の簡略化や無駄を減らすことができます。

これにより、従業員が本来の業務に集中することができるため、生産性が向上しやすくなり業務のスピードアップにもつながります。

業務が効率化することで、従業員がストレスを感じることが少なくなり、生産性が向上するだけでなく、モチベーション向上にも期待できます。

バックオフィスの効率化を図ろう！具体的な成功方法やポイントを公開

ツールを使いこなしてバックオフィスの効率化を図ろう

バックオフィス業務では様々なツールがあることがわかったのではないでしょうか。

業務を効率化するツールはたくさんあり、どのようなツールが最適なのか悩むこともあると思います。

ツールやシステムを導入にあたり、機能面ばかり見てしまうかもしれませんが、使いやすさやサポート体制なども重要な判断基準になります。

気になるツールがあれば、まずはメーカーに問い合わせをし不明点やサポート体勢などを事前に確認しておくことで導入後の失敗リスクが軽減できるでしょう。

今回の記事を参考にツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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バックオフィスとして働きたい、転職したいと思っているなら是非参考にご覧になってみてください。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部