【直間比率】バックオフィスに必要な適正比率とは？戦略的体制作り

企業の事務・会計・法務をはじめ、経済活動に欠かせない業務を担当するバックオフィスですが、そこに割くべき人員比率は企業により異なります。

特に企業の規模が大きかったり、扱う商品やサービス・業務体系の違いにより、バックオフィスの業務量が膨大になる場合もあるでしょう。

そのためバックオフィスの環境を整えるのであれば、人員の適正比率を検討するとともに、膨大な業務をミスなく効率的に行える環境を整えるための戦略を検討する必要があります。

そこで今回は、バックオフィスの適正比率について解説します。

膨大なバックオフィス業務を効率的に回すための戦略や体制作りのポイントについても解説するので、バックオフィスの刷新を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

バックオフィスの比率は？

バックオフィスとは企業の事務・会計をはじめ、直接的な経済活動ではないものの、企業経営に欠かせない業務全般を指します。

主な業務内容として、以下が挙げられます。

・営業成果や業務進捗、社員の評価や情報の管理業務

・雇用契約書の作成や手続き書類作成などの事務業務

・給与計算や請求書の発行・確定申告など会計・税務

そのほか、バックオフィス業務に該当する業務はさまざまあり、必要な業務の種類や扱う社員・情報量が多ければ多いほど、バックオフィスに必要な人員も増やす必要があります。

以上を踏まえ、多くの企業ではバックオフィスを担当する社員は全社員の5%〜25%ほどとされています。

比率に20%もの差があるのは、企業により扱う業務内容や社員の総数が異なるためです。

社員の人数が少なくても事務や会計をはじめとした業務は欠かせないため、小規模な企業であればバックオフィスに割くべき人員比率は増えるでしょう。

しかしバックオフィスの業務は、自動化ツール等を導入することで人員削減・業務の効率化を目指すことも可能です。

バックオフィスに割くべき人員と実際の社員総数を踏まえて、自社の適切な人員配置・バックオフィスの業務環境の見直しを行うことが大切だといえます。

バックオフィスの適正人数はどれくらい？効率化や成功のコツを解説！

直間比率とは

バックオフィスの導入において検討したいのが直間比率です。

直間比率とは企業の社員全員を直接部門と間接部門に分けて、その人数や人件費の比率を示すことを指します。

・直接部門：営業や商品開発など企業の売上や業績に直接関わりがある部門

・間接部門：事務や会計など営業活動に直接関わりはないものの経営に欠かせない部門

つまりバックオフィスは間接部門に当てはまるといえます。

以上を踏まえて、直間比率は以下のように算出できます。

・直間比率(%) ＝ 間接部門の人数 ÷ 企業の社員総数 × 100

また直間比率は人数のほかに、人件費で検討する場合もあります。

・直間比率(%) = 間接部門の人件費 ÷ 企業全体の人件費 × 100

以上の計算式により、間接部門が企業全体のどれほどの割合を占めているかを算出できます。

間接部門は直接的に企業の業績や売上に影響するわけではありません。

もちろん間接部門も企業経営においてなくてはならない部門ではあります。

しかしあまりにも直間比率が高い場合は、企業全体の人材配置や人件費における負担が大きいと考えられます。

そのためバックオフィスの比率を考える際は、直間比率をもとに自社の人員配置や人件費を見直す必要があるでしょう。

直間比率の重要性

直間比率を求めれば、バックオフィスに企業全体の社員・人件費のうちどれほどの割合を掛けているかを算出できます。

直感比率が高ければ高いほど、営業や開発などの直接部門に掛けられる人材が少ないだけでなく、生産性向上の面でも課題が浮かび上がります。

そのためバックオフィスは社員に負担の掛からない範囲で抑えつつ、直接部門にも力を入れて業績アップを目指すことが求められるでしょう。

直間比率の理想的な数字は10%とされています。

10%を超えている、または極端に下回っている場合は、いま一度バックオフィス環境を見直し、理想的な比率に近付けられる方法はないか戦略的に考えていくことが大切です。

上手にアウトソーシングを利用する事も効率化に繋がる

直間比率が10%を超えているけれど、業務量が膨大で自社内で人員や業務をカットできる部分がない…。

それなら、アウトソーシング（業務委託）を検討するのもおすすめです。

アウトソーシングを活用すれば、自社内にはないノウハウを持つバックオフィス業務のエキスパートに業務の一部を任せられます。

以下ではアウトソーシングを有効活用するためのポイントについて、詳しく解説します。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外部会社や個人（フリーランス）に委託することを指します。

アウトソーシングを活用することには以下のメリットがあります。

・依頼した業務量に応じた報酬の支払いで任せられる

・自社にないノウハウを持つ人材に業務を依頼できる

・完全在宅で業務を依頼することもできる

アウトソーシングは基本的には業務委託で、依頼したい業務に応じた報酬で仕事を外注できます。

自社にないノウハウを持つ人材に仕事を依頼することもできるので、自社内では時間が掛かる業務をすぐに依頼することも叶うでしょう。

またアウトソーシングで依頼する人員はオフィスに来てもらうほかに、在宅で業務を依頼することも可能です。

完全在宅であればアウトソーシングで依頼した人員用にPCやデスクを用意する必要もないため、オフィスに掛けるコストを削減できることも魅力です。

完全在宅でバックオフィスのアウトソーシングを依頼する場合は、クラウド上で運用できるSaaSなどを取り入れれば、さらにスムーズな業務が叶うでしょう。

アウトソーシングやバックオフィス全体の効率化を検討している方は、委託はもちろんSaaSの導入も検討してみてください。

アウトソーシングを利用する時の注意点

アウトソーシングでバックオフィスの効率化を目指すなら知っておきたい注意点は、以下の通りです。

・依頼したい業務内容や目的・作成方法は具体的に共有する

・機密情報の管理体制を徹底しNDAの締結も検討する

・自社内のバックオフィスの業務体制を定期的に見直す

企業によってバックオフィスの業務内容や管理体制は大きく異なります。

そのため従来の自社内での業務体制と、アウトソーシングで依頼した業務体制にギャップが生まれないよう、自社の業務体制や依頼したい業務内容は具体的に共有しておくことが大切です。

またバックオフィスでは社員や経営に関する機密情報を扱う場面も多いため、機密情報の扱いを厳重にしておくことも欠かせません。

さらにアウトソーシングの導入においてよく検討しておきたいのが、自社内のバックオフィスの見直しです。

アウトソーシングを導入すれば、自社内にノウハウがなくても効率的に業務を依頼できます。

しかしアウトソーシングに丸投げしたままでは、自社内でのバックオフィスの業務ノウハウが育ちません。

バックオフィスは自社内で、無駄のない人員・人件費の比率で行えることが理想的です。

そのためアウトソーシングを活用しつつ、自社内でもバックオフィス業務のノウハウが育つよう定期的な体制の見直し・効率化を検討しましょう。

比率も大事だが少数での戦略的体制を作る事も大事

バックオフィスの比率について解説しました。

バックオフィスは直間比率10%程度が理想的ですが、実際に必要な人員・人件費の必要割合は、企業の規模や業務内容によって変動します。

もちろん社員に負担の掛からない人員導入・人件費の確保は必要ですが、バックオフィスの業務環境は定期的に見直して効率化を目指しましょう。

効率化する方法として、アウトソーシングやSaaSの活用が挙げられます。

社員の働きだけに任せず、豊富なノウハウを持つ人員に委託するほか、効率化を目指せるツールも活用して、より良いバックオフィス環境を作り上げていくことが大切です。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部