【初心者フリーランス必見】todo管理を使って支出や収益を見える化しよう

個人で仕事をするフリーランスの方は、todo管理ができていないことが珍しくありません。

そのため、収益や支出の計算が曖昧で、税務申告の度に困るという人を多く見かけます。

そこで、以下ではtodo管理を導入するメリットや、簡単な収益・支出の管理方法、すぐに使えるツールについて解説します。

todo管理を導入して、より効率的にお金が稼げる環境を整えましょう。

フリーランスがtodo管理をするメリットとは

todo管理とは、必要な業務ごとに仕事を細分化し、それぞれの優先順位を決め、リスト化して管理することです。

なお、このリストはtodoリストと呼ばれています。

todo管理を徹底すると業務の漏れがなくなります。さらに、仕事の優先順位がわかりやすくなり、スケジュールが立てられるようになるでしょう。

スケジュールが立てられると、毎日の仕事を適切に割り振りできるようになるので、仕事が効率的に進むようになります。 以上のように自分の仕事が整理できれば、お金の管理も難しくありません。

todo管理に使ったリストを利用して、いつ収入があって、どのような支出をしたのかといった情報が見えるようになるからです。

・税務申告に役立つ

todo管理は税務においても役立ちます。

例えば、経費として計上しようと思っていたレシートをほったらかしにしてしまって、それが個人的な支出だったのがそれとも業務用だったのか忘れてしまい経費計上できなくなってしまった、というような経験がフリーランスの方なら、一度はあるのではないでしょうか。

todo管理が適切にされていれば、リストに支出とその目的を記載しておくだけで、後の税務申告に役立ちます。

・支出を可視化すれば費用隊効果が分析できる

フリーランスの仕事は個人で行うことが多いため、作業量に限界があります。

したがって、高収入を得るためには、作業の費用対効果を向上させなければなりません。それには、作業の費用対効果の分析が欠かせません。

そこで、todo管理で作るtodoリストに「支出」の項目を追加すれば、支出が可視化でき、その業務の費用対効果の分析が簡単にできるようになります。

todo管理の注意点

todo管理する際には、細分化された仕事の「完了要件」もあらかじめ決めておきましょう。

完了要件とは、業務がどのような状態になれば終了となるのを示す要件です。これが決まっていなければ、いつまでも業務に取り組み続け、支出ばかりが増大することがあるからです。

例えば、資料用の写真撮影なら「対象物の写真10枚の撮影」がやるべき仕事の内容です。完了要件は「印刷をしてファイリングする」となります。

なお、todo管理にあまり躍起になると、todoリスト作りが仕事の目的のように勘違いしてしまう場合があるので注意しましょう。

todo管理はあくまで仕事をすすめ、お金を管理するための手法でしかありません。

便利なtodo管理のツール

では、このような管理は何を使って行えば良いのでしょうか。

すぐに使える便利なtodo管理のツールを以下で紹介します。

・ペンとメモを使ってtodo管理

スケジュール帳や手帳あるいは付箋に、直接やるべき仕事を書き込んで、管理する方法です。

紙やペンを使った管理は、直感的にリストが作れます。そのため、あまりtodo管理に慣れていないフリーランスの方に最適です。

スケジュール帳や手帳を使って管理する場合には、左右どちらかのページを白紙にしておくと、思いついたアイデアや追加すべき業務などを書き込めます。

また、収入や支出の書き入れも簡単です。

付箋を張り付けて管理すれば、予定や優先順位をすぐに入れ替えることもできます。ホワイトボードや黒板に付箋を張り付けて管理するのも良いでしょう。

ただし、ホワイトボードや黒板を使う場合は、情報を更新するごとに付箋を捨ててしまいかねません。支出や収入を記載した付箋は捨てないように気を付けてください。

・メールを使ってtodo管理

メールの受信トレイやフォルダーを使えば、簡単にtodo管理ができます。

やり方は、メールの件名に作業の概要を記入し、詳細な内容や完了要件を本文に記載して、自分のメールアドレス充てに送信するだけです。

メールに書かれた作業が終了したら、メールフォルダーに移動させます。

支出がある業務は、後ほど税務申告などに使うため、別フォルダーに分けて分類をします。メールアドレスや件名ごとに分類してくれるメールサービスを利用すれば、自動的にリストが作成されるので、とても便利です。

・Excel（エクセル）の導入

todo管理用のリストは、Excel（エクセル）を使うことで、簡単に作り上げられます。関数や条件付き書式を使えば、期限が近付いた業務や作業終了した業務を色分けしたり、グラフ化して表示したりすることもできるので、手書きやメールより高度な管理が可能です。

赤字と黒字を一目で見て取れるようになるので、費用に対する感覚が鋭くなります。

また、Excel（エクセル）を使えば、支出や収入をtodoリストに記入していくだけで、そのまま税務申告に使える資料が出来上がります。

上手く使えば、フリーランスにとって強力なツールになるのではないでしょうか。

インターネット上にはtodo管理用に作られた無料テンプレートがたくさん公開されています。自分に最適なテンプレートを探しましょう。

・Google ToDo リストの導入

スマートフォンやパソコンなど様々なデバイスで、場所や時間を選ばずtodo管理ができるようにしたい人には「Google ToDo リスト」がおすすめです。

todoリスト（タスクリスト）の作成だけでなく、表示・編集・管理が簡単にできます。

編集・管理の機能を利用すれば、収益や支出をまとめて表示することができるので、お金の可視化に最適なツールといえます。

また、GmailやGoogleカレンダーといった、Googleが提供している多くのサービスと連携しているので、無料で高度なtodo管理がしやすくなります。

todo管理で収益と支出を明確にしよう

todo管理をすれば、優先してするべき作業がわかりやすくなるので、仕事が効率的にできるようになるだけでなく、収入や支出の管理が容易になります。

todo管理をするには、特別なツールは必要ありません。

紙やノート、あるいはメールを利用して、todo管理をすることが可能です。なお、ExcelやGoogle ToDo リストを使えば、そのまま税務申告の資料にできるような、高度な管理も難しくありません。