【知らないとヤバい】フリーランスと領収書の関係について

フリーランスは日本の法律上、個人事業主として扱われます。

仕事に関するお金のやり取りはすべて自分で処理する必要がありますが、中でも経費の扱いは専門知識が必須なことから、フリーランスで働く人にとって大きな悩みと言えるでしょう。

ここではフリーランスに役立つ、領収書の扱い方や経費の計算に関する注意点などをお伝えします。

ビジネスの現場における領収書の扱い

・領収書の定義や扱いについて

領収書は商品の購入やサービスを利用した際に代金の支払いがあったことを示す書類です。

領収書があればお金のやり取りがあったことを立証できます。経費を計算する際に領収書の提示を求められるのはお金の動きを客観的に証明できるためです。

一般的な領収書は専用の用紙に手書きで記入し、宛名も正式名称で記すイメージがあります。

実際にそのような手順で発行するケースが多数ですが、実はレジで発行されるレシートも領収書とほぼ同じ効力があります。小売業やサービス業など不特定多数の人を相手にする事業者が発行する書類は宛名なしでも構わないとされているためです。

手書きの領収書でなければならないという規約は法律上の根拠を持たないローカルルールです。

・手書きの領収書が重宝される理由

手書きの領収書とレジで印刷されたレシートはどちらもお金のやり取りがあったことを示す書類です。

効力に大きな違いはないので、レシートを領収書の代わりに使っても何ら問題はありません。

むしろ、印刷されたレシートの方が改ざんをしにくいのでより公正と言えます。

しかし、日本のビジネスの現場では手書きの領収書が重宝されているのも事実です。領収書でなければ経費の計算を受け付けない所も少なくありませんが、これは古くから続く慣習の名残でしかありません。

そのため、近年になって独立したフリーランスの場合、手書きの領収書にこだわる必要はないと言えるでしょう。

フリーランスに求められる領収書の扱い方

・領収書を発行する際の基本的なポイント

フリーランスは法律上、個人事業主として扱われます。

仕事に関するやり取りのすべてを自分の責任で行うことになりますが、お金についても同様です。

お金のやり取りを示すのに必要な領収書も自分の責任で発行しますが、法律で決められた事柄は厳守しなければいけません。発行日、発行者の氏名や住所、やり取りした金額を記載しなければ領収書の効力はありません。

また、記載ミスを修正した場合も無効扱いになるので、改めて新しい領収書を作ります。

領収書の保管については青色申告なら7年、自己申告なら5年の期間が必要です。

所得額や消費税課税の有無で保管期間が変わるので事前の確認は必須です。

・再発行のトラブルを避ける工夫

領収書は原則として再発行はできません。

記載ミスを修正する目的で発行する場合を除き、同じ内容の領収書を2つ以上作るのは経費の二重計上に繋がるおそれがあります。

二重計上は社会的な信用を著しく損なう不正行為なので、組織に属さず活動するフリーランスには致命的と言えるでしょう。顧客から領収書の再発行を求められても応じないのがフリーランスとして長く働くための心得になります。

紛失などやむを得ない理由がある場合は「再発行」などと記し、不正目的ではないことを示したうえで再発行を行います。

・印紙代を節約する工夫

金額が5万円以上の領収書を発行する際には印紙を貼り付ける必要があります。

印紙代は領収書を発行する側が負担するので、枚数が多いほど負担が大きくなると言えるでしょう。幾つもの取引相手に領収書を発行する個人事業主にとって印紙代は軽視できない出費なので、額面が5万円以上にならないように発行枚数を増やすなどの工夫が求められます。

印紙を貼るのは紙の書類に限ったことなので、領収書を電子データにすることで印紙の貼り付けを回避する方法もあります。

また、印紙の課税対象は消費税別の金額なので税別の金額が5万円未満なら印紙を貼る必要はありませんが、その際は記載された金額が消費税別であることを明記します。

領収書の正しい扱い方を把握するのが個人事業主に求められる姿勢

フリーランスは自分の責任で領収書を発行する形になるので、あいまいな知識のままではいけません。

記載ミスによって顧客や取引相手に迷惑をかけてしまう恐れがあるので、領収書に関する正しい知識を持つ必要があります。

宛名なしの領収書や経費の計算など、領収書に関する一般的なイメージは必ずしも正確ではないこともあるので注意しましょう。