【たった1つの知識で差がつく！】苦労をしまくった経験から請求書の書き方と注意点をわかりやすく解説！

フリーランスで仕事をしていると、税金などいろいろなお金の問題に直面することがありますよね。
これからどんどん売上を上げて個人事業主として成功したい人は、本業と同時進行でお金に関する勉強もしっかりとしておきましょう。
フリーランスの仕事でもしばしば必要になるのが、請求書の知識です。この記事では、請求書についてさまざまな面から解説していきます。

フリーランスが押さえておくと役立つ請求書の知識

・請求書の目的

請求書の大きな目的は業務やサービス、商品などの対価の金額を明確にして、金銭の授受に関する取り決めを当事者双方が確認し合うことです。このような書類を発行することで、該当する案件で発生した請求金額の詳細を取引をする相手に確認してもらうことができます。
親族や友人など気心が知れた身近な相手と取引をする場合は、請求書を発行せずに業務やサービス、商品を提供しても大きな問題は発生しないでしょう。ただ、敢えて請求書という書面に内容をまとめておけば、請求金額や取引の事実があったことを後から確認しやすくなります。特に初めての取引先や企業などの組織を相手に仕事をする場合は、請求書をきちんと発行していた方が安心でしょう。

・請求書はどのような状況で発行する？

フリーランスが請求書を発行するシーンとして多いのが、外注で契約した仕事の対価を請求するときです。請求書を発行する段階では、商品や業務の単価、納品数、消費税の取り扱いといった取引に関する細かい事柄は既に双方で確認済みで、正式な契約も済ませているのが一般的です。
したがって、フリーランスの場合も先方との交渉がまとまる前の段階で請求書を発行することは通常は考えられません。こういったところは、請求書が見積書や契約書とは大きく異なる点です。取引のそれぞれの段階でどのような書類を発行するかを押さえておくと、フリーランスの仕事でも役立つ可能性があるでしょう。

・請求書は確定申告でもしばしば必要になる

書類請求書は、確定申告でも必要になることがあります。
フリーランスの場合、自分で税務署に確定申告をするケースが多いでしょう。
申告の前には、前年の売上や経費の金額をひと通り洗い出して、正しい所得の金額を算出する必要があります。請求書があると、「A社からいくらの支払いを受けた」といった内容がすぐに確認できます。請求書で源泉徴収税額や消費税の金額などがすべて確認できれば、確定申告の書類作成がグンと楽になるでしょう。
電子申告をはじめ、確定申告では請求書などの帳票の提出は必ずしも必要ではありません。ただ、税務署から後日申告内容に関する問い合わせなどがあった場合、請求書を発行しているのとないのとでは担当者に与える印象が変わる可能性がありますので、大事に保管しておくことをおすすめします。

請求書の書き方をマスターしよう

・請求書には一定のスタイルがある

請求書は、見積書や契約書と同様に一般的な書き方のスタイルがあります。
ビジネス文書として通用する請求書にするには、どのようなスタイルで書けば良いかをあらかじめ押さえておくと安心でしょう。
フリーランスの個人事業主の場合、最初は請求書の書き方で戸惑うことがあるかもしれません。困ったときは、インターネットサイトなどで公開されている請求書のひな形を利用してみるのも方法の一つです。基本的なスタイルが分かれば、業種や提供するものの内容が違っても部分的に書き方を変えることで書類の作成ができるため、便利です。

・請求書に記載しておきたい項目

請求書に欠かさず記載しておきたいのが、請求元や請求先の名称、品目や請求金額、消費税の金額などです。書類には請求書番号も記載しておきましょう。
請求書番号は、業務で発行した請求書を後から確認するときに便利です。発行した順に通し番号を振っておけば、請求書の特定がラクにできるでしょう。このほか、請求書には支払期日、発行日、お金の振込先なども記載します。
個別に取り決めたルールがある場合は、特記事項という項目を設けて記載しておくと改めて内容が確認できるでしょう。

・請求書の作成で気を付けたいこと

発行日は、請求書を作成するときに気を付けたい項目です。
個人事業主などから単発で仕事を請け負う場合は、請求書を発行する日の日付を発行日としても特に問題ないでしょう。ただし、法人などの企業と取引をする場合は少し事情が変わってきます。このようなケースでは、先方が定める締日を考慮して発行日を決定するのが良しとされています。1番早い締日に合わせて発行日を設定すれば、入金されるまでの期間を最短にすることも可能です。資金繰りなどをスムーズにする上でも、こういった知識は役立つでしょう。
振込で先方からお金の支払いを受けるときは、振込手数料の取り扱いについても請求書に記載しておきたいポイントです。
実際に入金される金額は、振込手数料を双方のどちらが負担するかで変わってきます。入金額が多いときは振込手数料による差額も増えるため、請求書で明確にしておくことが大切です。

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請求書を発行した後の流れ

・請求書は控えを保管しよう

請求書を取引先に発行した後は、別に用意した控えをファイルなどにまとめて保管しておきましょう。
事業に関する請求書、領収書などの書類は一定期間は保管をする必要があります。
2021年4月現在、青色申告で確定申告をしている個人事業主はもちろんですが、白色申告を選択している個人事業主も書類の保管が義務付けられています。請求書の場合も、発行をした事実があるときは控えを保管しておきましょう。

・帳簿の記録にも活用できる

取引先に発行した請求書は、売上や経費の帳簿を記録するときにも役に立ちます。事業者は、帳簿の記録を欠かさずに行っておくことが必要です。
帳簿は、取引の事実が分かる書類と内容が一致している必要があるため、請求書の控えを保管しておくことは正しく帳簿の記録を行う上でもメリットが期待できます。
フリーランスの個人事業主の場合、パソコンを使って帳簿を付けている人も少なくありません。請求書の控えが手元にあれば、「うっかり売上を計上をし忘れる」といったトラブルも防げるでしょう。

・専用のソフトウェアを使えばいろいろなメリットがある

請求書の作成や発行は、専用のソフトウェアを使って行うことも可能です。このようなソフトウェアを使う大きなメリットはお金の管理がラクになり、仕事の負担が大幅に減ることです。会計用のソフトウェアとデータが共有できる製品なら、請求書の作成や発行、日々の記帳、税金の管理などをすべて一元化して行えます。専門家に依頼せずに自分でお金の管理をしたい個人事業主にとって、ソフトウェアの導入は仕事を楽に進めるための方法のひとつになるでしょう。

手書きの帳簿でお金を管理する場合、記載漏れなどにより「売上と入金の金額が合わない」などのトラブルがしばしば発生します。
ソフトウェアを使ってお金を管理すれば、こういった人的ミスによる間違いも減る可能性があるでしょう。確定申告の前に帳簿や帳票の整理でパニックに陥りがちな人は、ソフトウェアの導入を考えてみることをおすすめします。

請求書の知識を身に付けてお金の管理をスムーズにしよう

フリーランスで仕事をする上で避けて通れないのが、お金の管理です。
個人事業主のお金の管理については、税務署や地域の商工会などでも一部指導が行われています。細かい事柄については自分で勉強をする必要があるでしょう。
ここでご紹介した請求書の知識を身に付けておけば、お金の管理がよりスムーズにできるようになるでしょう。