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【 駆け出しフリーランス必見 】請求書の書き方から送るタイミングは知ってて当然です!

【 駆け出しフリーランス必見 】請求書の書き方から送るタイミングは知ってて当然です!

フリーランスの請求書について知りたくないですか?

どのように請求書を書いて、いつどのように送れば良いのか、この記事を見ることで完全網羅することができます。フリーランスの方は、必ず読んでください。

フリーランスの請求書とは

フリーランスになって必ずやらなければならない事、それが請求書です。請求書を出さなければ最悪の場合、収入が0円になってしまうこともあります。
請求書について知りたいフリーランスは、数分で読めるので読んでみてください。

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請求書を送るメリットは?

請求書を送るメリット…それは、「正しい金額を請求」です。もし、請求書を送らないで口頭で説明すると、この金額で請求していないなどの相違が起こることがあります。ここで請求書を送っていないと、支払いに関してトラブルが起こってしまいます。
また、請求書はどのような仕事を、いつまでに振り込むか記載されているので、フリーランス側も相手側も入金処理をスムーズに行うことができます。
一般的に、請求書を送る時、フリーランスの方は、商品・サービスの取引内容を記載したもの。相手側は、フリーランスが商品・サービスを受領した際に発行するというフローがあります。
トラブルも無く円滑な取引を進めるためには、請求書や契約書などを証拠として使うことがフリーランスの常識となります。請求書は、契約締結後に請求するための書類だけでなく、仕事をする前の手付金や仕事をしているときの中間金などの請求の場合にも請求書を使用することができます。

請求書は主に、“紙”と“電子”の2種類があります。今までは、紙の請求書が一般的でしたが最近でリモートワークなどによって電子化が進んでいます。電子化された請求書は、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」に準拠しなければいけません。いろいろと難しそう…と感じる方は委託した方が各段に作業効率がUPします。

では、請求書にはなにを記載すれば良いのか?ゼロからでも分かりやすように、次の章で解説していきます。ここを見落としてしまうと、正しい請求書が作成できなくなってしまうので必読の内容です。

請求書にいれる必須項目

請求書に記載すべき必須項目。それは主に12個あるとされています。

記載すべき項目

宛名
請求日(発行日)
品目
単価
個数
価格
合計金額(小計+税)
消費税の表示
支払期限
請求者(発行者名)
振込先
特記事項

簡単に説明していきたいと思います。

宛名は、企業と取引している場合、請求書の宛名は必ず部署まで書くようにしましょう。担当者を特定するために時間が掛かってしまい、相手側の迷惑となりますのでビジネスマナーは守りましょう。個人間で取引している場合は、相手の名前を記載してください。

請求日は、先方の締め日にできるだけ合わせましょう。先月の請求書を月初頃に送付して、当月の月末に行うパターンが多いです。入金をする時に重要な情報となりますので、忘れずに記載しましょう。

品目は、自分が遂行した業務内容を記載します。できるだけ詳細を書いた方が望ましいですが、フリーランスと相手側が認識できれば問題ありません。LP作成や記事執筆など、概要が把握できればよいでしょう。

単価、個数、価格は、品目の隣に続けて記載します。どの業務が、どれくらいの単価で、いくつ納品されて、合計価格はいくらになるのか一目で把握するためです。請求書の核となる部分ですので、注意しながら慎重に記載しましょう。

合計金額、消費税の表示は、請求する合計金額の下に消費税を加算して、合計価格(消費税込)を記載します。消費税の込みの合計価格は、分かりやすいように黒字にすると見やすいです。

支払い期限は、月末や翌月に設定することが多いです。下請代金支払遅延防止法という法律では、請求書を受け取った60日以内で出来るだけ短い期間で請求者に支払うように推奨しています。最もトラブルになりやすい項目ですので、要確認しておきましょう。

請求者は、請求書を出す発行者を記載します。フリーランスの方は、住所や電話番号があると何か合った時に、相手側に良い印象を与えられるので記載しておくと便利です。

振込先は、支払い方法を明記して銀行口座名などを記載します。振込手数料については、振り込む側が負担することが一般的ですが、心配な場合は取引先と事前に決めておきましょう。

特記事項は、特別にお知らせしたいことがある場合や、支払い期限が臨時変更になった場合などに活用します。納品のために発生した請求や、請求額に変更があるなどのイレギュラーなことがある時も特記事項に明記します。

源泉徴収の対象を把握しておく

フリーランスになって間もない方は、源泉徴収についても深く分かっていないと思います。

源泉徴収は全ての収入が対象では無く、一定の控除を行った手取り給与に対して課税さます。源泉徴収について詳しく分かりません…というフリーランスの方は、ぜひご覧ください。

特定の所得では支払う側が所得税を回収して納める「源泉徴収制度」が導入されています。

▼「源泉徴収制度」についてはこちら
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/aramashi2015/pdf/03.pdf

源泉徴収額を請求書に記載する、しないに関わらずフリーランスの方は納税する義務があります。
源泉徴収制度では、給与や利子、税理士報酬、配当を支払う側が所得を支払う時点で、所得税額を計算して支給額より所得税額を徴収し国に納めます。

フリーランスの方が、給与所得以外で源泉徴収の対象となるものがあります。大きな分類としては、契約金、料金、賞金報酬、報酬となります。

・デザイン料、原稿料、指導料、知識等の教授・使用人を雇用するための契約金・弁護士、税理士などの報酬・料金

上記が駆け出しフリーランスに関わる、主な源泉徴収の対象です。

▼源泉徴収の対象
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2792.htm

源泉徴収額とは?

源泉徴収額とは、フリーランスや企業の方が雇用した方に給与を支払う際に、あらかじめ所得税と復興特別所得税を差し引くことです。年末調整をすることで過不足の調節を行います。

源泉徴収額の計算は、以下となります。

・100万円以下の場合:源泉徴収税額=支払い金額・100万円以上の場合:源泉徴収税額=(支払金額-100万円)×20.42+102,100円
100万円以下の場合は、源泉徴収税額のうち10%は所得税、0,21%は復興特別所得税。100万円以上の場合は、20%が所得税、0.42%が復興特別所得税となります。フリーランスの方は、これらを知っておくだけでもラクに源泉徴収が行えます。

▼源泉徴収の計算はこちら
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/zeigakuhyo2020/02.htm

源泉徴収額は請求書に書くべき?

フリーランスの場合、源泉徴収の対象でなければ請求書に源泉徴収額を記載する必要はありません。
取引先が法人の場合も、源泉徴収の対象とならないため請求書に記載する必要はありません。しかし、対象報酬などの源泉徴収が発生する場合は、先方のことを考え記入しましょう。

源泉徴収額は確定申告前に、支払調書というものがありますが必ず送られてくるとは限りません。支払調書は、いくら源泉徴収を納めたか記載したもので、発行に関しては義務はありませんが記帳しておく必要があります。

請求書を送るタイミングや注意点は?

フリーランスが請求書を送るとき、タイミングや注意点があることを知っていましたか?

あなたが間違って困らないように、ぜひ参考にしてください。
最も必要なことだけを抽出しながら解説していきます。

請求書を送るタイミングはいつがいい?

請求書を送るタイミングは、納品と同じタイミングもしくは、納品が終わったあとになります。

取引があってから納品があるたびに請求を行う、“都度方式”と呼ばれる方法を取ることが多いです。
この方法は、会社の資金繰りがよくなるので先方にとってもメリットがあります。

一方で、“売掛方式”という方法もあります。この方法は、請求を一括でまとめるやり方です。
請求が月に複数ある場合などは、フリーランスの方も取引先も業務がラクになります。

資金繰りなどが関係してくるため、取引先と話あってから決めることが一般的です。

注意:あて先は細かく明記する

請求書に宛名を記載するときは、『企業名、担当部署名、担当者名』の順番で明記します。

企業と取引している場合、請求書の宛名は必ず部署まで書くようにしましょう。
担当者を特定するために時間が掛かってしまい、相手側の迷惑となります。

個人間で取引している場合は、相手の名前を記載してください。また、請求書の宛名が会社名のみの場合や事業所名まででとどめる場合には、「御中」を使用しましょう。

入金タイミングと入金額を確認しよう

一般的にフリーランスの場合、納品物の引き渡し日の売上計上日と入金タイミングは異なります。

仕事の完成と同時に、報酬請求権が発生するものだと考えます。つまり、仕事が完成した段階では計上ができるので、入金タイミングは別途に取引先と話合いをする必要があります。
入金金額がズレていないか、フリーランスの方は必ずチェックしてください。
入金金額が間違っている場合は、3つの理由が考えられます。

①源泉徴収税が引かれている
②振込手数料が引かれている

③取引先の金額入力ミス

この3つが考えられます。入金金額は必ず確認するようにしましょう。

フリーランスにとって、請求書とは自分と相手を守るもの

請求書は、フリーランスを守るため必要不可欠なものです。初めて請求書を作成する方は難しいことだらけで大変だと思いますが、丁寧にマナーを守って作成しましょう。

請求書の作成で悩んでいるという方はぜひ、この記事から仕事効率を格段にアップさせてください!あなたの活躍を心から願っております。

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