【身に付けておきたい！】予算管理のやり方と知っておきたい便利ツール

ビジネスを始めるうえで必ず備えておきたいことが、予算管理のやり方です。

限られた予算を上手く管理しやりくりするための方法を押さえておくことは、リスクの削減という面で見ても重要だと言えます。

そこで今回は、予算管理の基本的なやり方とともに、予算管理において導入したい便利ツールについてご紹介します。

予算管理とは？

予算管理とは、限られた予算をどのように配分して使っていくか、それによりどの程度の利益を生み出せるのかを適切に管理することを指します。

予算管理は1つの事業をスタートするときはもちろん、継続的な事業においても1決算期を基準に予算を準備し運用していく場合にも必要な業務です。

考えるべき基本的な項目は「目標売上」「（目標を達成するための）必要経費」の2つ。

この2つの数字が達成可能かどうか考えながら算出していきます。

ただ、予算はただ経済の流れを読む力や例年のデータを参考にするだけでなく、基本的な会計知識も必要とされます。

財務諸表や損益計算書などの数字も読み取ることで、より精密で現実的な予算を算出できるでしょう。

予算管理のやり方を解説します

予算管理における基本的なやり方として、PDCAサイクルに則って行っていく方法が挙げられます。

4つのステップに分けてやり方を見ていくことで、精密な予算管理を目指しましょう。

Plan：予算計画を立てる

まずは前年の収益や情勢を見ながら、正確な予算を算出しましょう。

対象となる決算期にどのような事業を予定しているのかを把握した上で、それに必要な予算を組み立てていく必要があります。

例年の予算状況はもちろん、実際に事業を担当するメンバーにヒアリングして予算を調整するのも良いでしょう。

Do：事業を開始する

予算が完成したら、それを各事業部に通達して実際の事業をスタートします。

もちろん「予算を通達したらあとは各事業部に丸投げ」というわけではありません。

日常的に予算や目標利益との差異がないか、予定外の事象は起こっていないかを確認しながら進めていく必要があります。

予定外のトラブルが起きた場合は、予算自体も調整して軌道修正していくのもポイントです。

ここで意識したい数字が「売上・仕入値・経費・利益」の4つです。

これらの数字を細かく見ながら、予算管理していく必要があります。

事業の規模が大きくなればなるほど、予算そのものも大きくなっていきます。

だからこそ、各項目を頻繁に・細かく見ていくことが、大きな差異を生まないよう管理する力が必要です。

Check：来期に向けての予算分析

1決算期における予算計画は、1ヶ月ごと・3ヶ月ごとなど細かく分けて数字を見ていくことも大切です。

例えば1ヶ月ごとに予算管理を行う場合、1ヶ月でのお金の動きを分析した上で、来季の予算を調整していく必要があります。

誤差が2〜5%程度であれば、大きな問題はありません。

ただ、10%を超えた場合は予算設定や運用方法に問題があった可能性があるため、今一度見直しした上で予算を調整しましょう。

Action：予算案の改善

もし予算と実際の金額に大きな誤差があった場合は、調整が必要です。

そこで見直したいのが、実際の資金の運用方法と経済の動向、事業の需要の変化です。

例えば資金の運用方法に問題があった場合はそこを指摘することで、軌道修正を目指せるでしょう。

ただ、社会経済の変化により仕入値が予想以上に膨らんでいるなど、ときには「例年通り」が通じない場合もあります。

この場合は、運用方法ではなく予算の方を調整するべきです。

また、利益が振るわない場合は事業の将来性について見直すなど、あらゆる側面から原因を考え予算調整を行いましょう。

予算管理の便利なツール

予算管理は非常に膨大で正確性が問われる業務です。

事業の規模が大きくなればなるほど、予算管理において考えるべき項目も増えていくでしょう。

そこで導入したいのが、予算管理を効率化するためのツールです。

スプレッドシートで予算管理

まず導入したいのが、スプレッドシートをはじめとした表計算ツールです。

各項目における予算を調整し、累計額を自動算出できるなど、自由度の高い予算調整が可能なことが表計算ツールの魅力です。

特にGoogleスプレッドシートは他のメンバーとも簡単に共有できる上、編集権限の切り替えも簡単なため、予算内訳をわかりやすく提示できます。

予算管理の無料アプリ

初めて予算管理を任された方におすすめなのが、予算管理アプリです。

予算管理アプリとは、1つのシステム内で予算の算出・共有・会計管理まで一括で行えるツールで、スマホやタブレット端末からも使用できます。

なかには実際の運用額を入力し、各項目の比較調整までできるものもあるため、リモートワークで遠隔地から予算管理を行う場合にもおすすめです。

無料アプリから導入することで、気軽に予算管理アプリをビジネスに導入しましょう。

予算管理システムツールを導入して資金に強くなろう！

予算管理は事業展開において無くてはならない業務です。

緻密・正確な予算管理は、事業におけるリスクを減らす上でも重要なため、正しいやり方を踏まえて行いましょう。

・予算管理は予算と目標利益を算出する重要な業務
・PDCAサイクルを基準により良い管理を目指すことが大切
・予算管理ツールを導入して業務効率化するのもおすすめ

予算管理は、事業が大きくなればなるほど煩雑になるため、ツールを上手く活用することも大切です。

自社に合った予算管理ツールの導入を比較・検討することで、より正確でスマートな予算管理業務に繋げましょう。