いい会社はバックオフィスが強い説！！クラウド化に成功した事例

「いい会社はバックオフィスが強い」こんな言葉を耳にしたことはあるでしょうか。

バックオフィスは、会社の利益に直結する業務ではないため、やりがいを感じにくいイメージを持っている方が多くいます。

しかし近年、会社の成長にはバックオフィスの強さが関係していることがわかってきました。

企業にとって欠かせないバックオフィスについて、この記事ではバックオフィスを強くする具体的な方法について事例を交えながら解説をしていきます。

ぜひバックオフィスが気になる方は参考にしてください。

バックオフィスを強くした具体的な事例を紹介します

実際にバックオフィスを強くした事例について紹介をしていきます。

成功事例については、中小企業のDXマガジンコボットLAB及び、オフィスのミカタを参考にしています。

サッポロビール株式会社‐RPA導入による成功事例

まず1つ目の成功事例は、ビール業界大手のサッポロビール株式会社（以下、サッポロビール）になります。

サッポロビールでは全国小売業者のPOSデータを収集や分析にRPAを導入したことにより、業務の効率化に成功しました。

※POSデータとは、販売実績のデータのことで【いつ・どこで・いくらで・どのくらい売れたか】という情報を確認できるシステムのことです。

小売業者のPOSデータの開示には、一般的に専用のWebサイトにアクセスしダウンロードするといった形式になります。

百社以上ある小売業者のPOSデータのダウンロードや分析といった作業には、膨大な時間がかかることが課題となっていました。

そこで、RPA導入によるPOSデータの自動ダウンロード・分析をできるようにしたところ、時間効率で約1,100万円の削減効果になったそうです。

また、POSデータを管理していた社員のモチベーション維持につながったとされています。

このことから、サッポロビールではRPA（Robotic Process Automation）を導入したことで、バックオフィスを強くできたと言えるでしょう。

「RPAって何だろう？」「RPAについてもっと知りたい」という方は、こちらの記事をご覧ください。

バックオフィス業務とは何か？仕事内容や重要性とメリットについて

株式会社LIXIL‐AI導入による成功事例

2つ目の成功事例は、住宅設備業界大手の株式会社LIXIL（以下、LIXIL）になります。

LIXILでは、社内の問い合わせ対応業務にAIを用いたチャットボットを導入し、業務効率化に成功しています。

チャットボット導入前は、社内向けIT専門のヘルプデスクに「パスワードを忘れてしまった」「パソコンの調子が悪いから確認してほしい」などの問い合わせが多くあり、担当者10人で対応していました。

しかし、この社内問い合わせ対応業務は担当者の数に対してあまりにも負担が大きいことから、問題視されていました。

そこで、導入されてたのがチャットボットになります。

同じような問い合わせ内容については、自動返答するシステムになり1日300件ほどチャットボットの対応で解決をしているそうです。

チャットボットで解決できない問い合わせのみ、担当者が対応しているため、大幅な業務の効率化に成功しました。

問い合わせ内容を分析し、チャットボットの自動返答の精度を上げていくことでさらに負担軽減が期待できるでしょう。

株式会社赤ちゃん本舗‐ツール導入による成功事例

3つ目の成功事例は、乳幼児向けマタニティ・チャイルド・ベビー用品業界大手の

株式会社赤ちゃん本舗（以下、赤ちゃん本舗）になります。

赤ちゃん本舗では、新型コロナウイルスの影響を受け勤務体制が変更し、テレワークの運用が開始されました。

ですが、赤ちゃん本舗では年間2,700件ほどの稟議書や決裁書などの書類を手作業で行っていたため、決裁スピードや業務効率に関して課題とされていました。

そこで導入されたのが『紙媒体からデジタル化』に移行し運用するためのツールになります。

ツール活用によるデジタル化により、決裁スピードが格段に向上し、業務の効率化に成功しています。

このような紙や押印といった文化は日本で深く根付いている問題になります。

今後このようなツールを活用することは、バックオフィスを強くするために必要な手段と言えるでしょう。

バックオフィスを強くするには

バックオフィスを強くする方法についてお伝えしていきます。

バックオフィスを強くするために、ツールやアウトソーシング、ERPの活用などを考える方が多いのではないでしょうか。

ツールやサービスなどの導入にはコストや時間がかかるので、誰しもが失敗をしたくないはずです。

失敗しないためにも、闇雲にツールなどの導入をするのは得策と言えないでしょう。

まずはツールなどの活用前に問題点を洗い出し把握することが一番大切と言えます。

問題を把握した上で「一番合うツールはどれか」「どんなサービスを利用すればいいのか」検討し一番合うサービスを導入することで、バックオフィスをより強いものにすることができるでしょう。

ツールやサービスを導入から運用までの流れについて詳しく見ていきます。

1．課題を確認する

はじめに現状の課題や問題点を洗い出すことを行います。

課題を見つけなければバックオフィスの効率化は難しいと言えます。

例えば「日々の業務において無駄な作業がないか」「定常業務を簡略化できないか」など確認しながら業務全体を見直す必要があります。

課題が明確化してきたら課題に優先順位をつけ、どのようなツールやサービスが合うのか検討してみましょう。

2．ツールやサービスとの相性と操作性を確認する

ツールやサービスを導入にあたり、相性や操作性などを確認しておくことも重要です。

既存のシステムからすぐに移行できるのか確認し、相性によってはすぐに導入できる場合があります。

そして操作性については、優れたサービスやツールを導入しても、社員が使いこなせなければ意味がありません。

機能性も大切ですが、社員が使いやすいシステムを導入することも大切なことになります。

3．サポートの確認

ツール導入後のサポート体制はどのようになっているのか確認しておきます。

ツールを導入直後は、疑問などの問い合わせが多くなるので、電話やメールなどで確認できるかも併せて確認しておきましょう。

4．導入・運用

サービスが決まったら導入になりますが、どのくらいの期間でシステムを構築できるのか、スケジュールの確認をしておきましょう。

新しいシステムなどを導入する場合には、一部システムが使えなくなることもめずらしくないので、繁忙期を避けることが望ましいです。

ツールやサービスの導入後は「どのくらい効果があるのか」「バックオフィス業務が効率化できたのか」などを確認をしていきます。

これは数値でも分析できますが、実際にツールやサービスを利用している社員の意見なども聞くといいでしょう。

また、ツールやサービス導入にあたり、システム構築だけでなく運用までサポートしてくれる企業もあるので、事前に確認をしておくといいでしょう。

バックオフィスに向いている人

バックオフィスが向いている人はどんな人でしょうか。

ここからは、バックオフィスに向いている人の特徴を紹介します。

・コミュニケーション能力が高い

・コツコツ作業が好きな人

・人をサポートするのが好きな人

・知識とスキルの幅が広い

・責任感がある人

上記がバックオフィスに向いている人の特徴になります。

それぞれの解説についてはこちらの記事で詳しく解説をしています。

【もはや裏方ではない！】バックオフィスに向いている人の特徴は？

いい会社はバックオフィスが強いと言われているのは本当だった

いい会社はバックオフィスが強いのか？について解説をしてきました。

最近ではコロナウイルスの拡大に伴い、急速にデジタル化が進んできています。

正確には、デジタル化をしていかなければ会社が運営できない状況になっていると言っても過言ではないでしょう。

バックオフィスが強い企業は業績がいい傾向にあるため、バックオフィスの業務効率化は最優先で行うべきと考えます。

ぜひこの記事を参考にバックオフィスを強くしてみてはいかがでしょうか。

そんなバックオフィスに興味を持っている方はおかねチップスの求人機能「サクサク仕事探し」で、バックオフィスに関する仕事が沢山掲載されています。

バックオフィスとして働きたい、転職したいと思っているなら是非参考にご覧になってみてください。

文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部