バックオフィスのデジタル化！DXへのステップも解説

バックオフィスは企業を支える重要な業務を担っている部門になります。

業務内容は多岐に渡り、定常作業や手間がかかる作業が多く存在します。

このような作業はデジタル技術を導入することで作業の効率化をすることができるようになります。

この記事では、バックオフィスのデジタル化からDXまでのステップをわかりやすく解説をしていきます。

バックオフィスの効率化を考えているなら参考になる内容になっていますので、是非チェックしてみてください。

DXとは何か

DXは「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」と呼ばれます。

これは、企業や組織がデジタル技術を活用して、業務プロセスやビジネスモデル、サービスの改革を行うことを指します。

どうしてDXが推進されているのか

DXが推進される理由には5つのことが関係しています。

1．グローバル競争の激化
グローバル化が進み、企業や組織は国境を越えた競争に発展しています。

デジタル技術を活用して業務プロセスの効率化やサービスの改善を行うことで、より競争力の高い企業や組織となることができます。

2．顧客ニーズの多様化

顧客ニーズは多様化し、個々のニーズに合わせたサービス提供が求められています。

デジタル技術を活用して、顧客ニーズに合わせたサービス提供を行うことができます。

3．生産性の向上

デジタル技術を活用することで、業務プロセスの自動化や効率化を図り、生産性の向上を実現することができます。

4．新たなビジネスモデルの創出

デジタル技術を活用することで、従来のビジネスモデルにとらわれず、新たなビジネスモデルの創出が可能となります。

5．ワークスタイルの変化

ICT（情報通信技術）の発展により、場所や時間に縛られない働き方が求められています。デジタル技術を活用することで、テレワークや在宅勤務など柔軟な働き方を実現することができます。

以上が、DXが推進されている主な理由になります。

最近ではコロナウイルスの影響もありテレワークや在宅勤務といった働き方が変化し、ワークスタイルが変わりつつあることで、企業全体のDX化をより加速させていると考えます。

特に日本の働き方は海外よりも遅れており、今回コロナウイルスで課題が顕著に現れたと言えるでしょう。

バックオフィスをDX化するための取り組み方

ここからはバックオフィスのDX化するための取り組み方について紹介していきます。

業務を洗い出して可視化する

バックオフィスのDX化をするためには、まず業務を洗い出しを行う必要があります。

これは業務の全体像を把握するために、現在行われている業務を一覧化する作業です。

業務の名称、内容、担当者、頻度、所要時間、関連する文書やシステムなどの情報を収集します。

次に、業務フローを作成します。

これにより、業務の全体像を視覚的に理解しやすくなります。

業務フローでは、業務の開始から終了までのプロセス、必要な手順や確認ポイント、関係者の役割や責任、システムの利用方法などを表現します。

業務フローを作成する際に、業務における問題点や改善点も洗い出しましょう。

問題点を洗い出すことで、業務の改善や効率化につながる提案をすることができます。

最後に業務の全体像や問題点を、グラフやチャートなどのツールを用いて、わかりやすく可視化します。

可視化することで、業務の改善や効率化の提案を行うだけでなく、関係者間でのコミュニケーションや情報共有もスムーズになります。

ペーパーレスにする

バックオフィス業務では、多くの書類を扱っています。

例えば資料や契約書や、議事録など多くの書類があります。

こういった書類を紙で残してエビデンスとして保管しておくことが一般的でした。

しかし、現在においては多くの企業がペーパーレス化に移行しており、紙で保管することはめずらしくなってきています。

ペーパーレス化をすることで様々なメリットがあります。

まずは、保管場所を必要としないことが挙げられます。

紙の書類は、保管場所が必要になるためスペースを確保する必要がありましたが、ペーパーレス化によりクラウド上に保管できることから無駄なスペースが不要になります。

メリット2つ目は、書類をどこにいても確認することができる点です。

クラウド上にデータがあることで、外出先や自宅などで書類を確認することができます。

会社に出社しなくても書類を確認することができるので、テレワークや在宅勤務でもスムーズに仕事が進みます。

ペーパーレス化のデメリットとしては、ペーパーレス化を導入するにあたって時間や人件費といった膨大なコストがかかることです。

ペーパーレス化を進めるにあたり、従業員だけ行うことは業務が滞る可能性があるため、アウトソーシングを活用することをおすすめします。

クラウドツールなどのサービスを取り入れる

バックオフィスのDX化には欠かせないことが、クラウドツールなどのサービスになります。

クラウドツールを取り入れることで多くのメリットが得られます。

1つ目はコスト削減ができる点です。

クラウドツールは、従来のサーバーやソフトウェアなどの情報システムに比べ、初期投資が少なく済むことが多いです。

また、昨今ではサブスクリプションモデルにより、必要なリソースのみを利用して支払うため、維持コストも抑えられます。

2つ目のメリットは柔軟な対応ができることが挙げられます。

クラウドツールを利用することで、インターネット接続があればどこからでもアクセスが可能になります。

リモートワークや在宅勤務に適しており、ビジネスニーズに応じ迅速に拡張・縮小できるため、柔軟に対応ができます。

しかし、どこからでもアクセスできる半面、一昔前まではセキュリティ面が懸念されていましたが、現在ではセキュリティが強化され安全なシステムと言えるでしょう。

3つ目のメリットは、環境負荷の軽減ができることです。

クラウドツールを使用することで、データセンターやサーバーなどの情報システムが不要になり、電力消費や冷却にかかるエネルギーが削減されます。

これにより、企業の環境負荷を軽減し、持続可能なビジネスを推進することができます。

このようにクラウドツールを使うことで、様々な恩恵があります。

しかしながら、クラウドツールは手軽に導入できるため、部署ごとに独自のツールを導入することは避けなくてはいけません。

会社全体をDX化し効率化を目指すなら、会社全体でツールやサービスを統一させる必要が望ましいと言えます。

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導入後はPDCAを回す

ツールやサービスを導入して終わりではありません。

導入後に課題が出てくることもめずらしくないため、ツールの導入後は実際にツールを使っている社員にツールの印象や使いやすさなどの意見を吸い上げることが大切になります。

意見をもとに対策を講じ、PDCAを繰り返し回す必要があります。

どんなにいいツールやサービスを利用したとしても、実際に使用する社員が便利に感じなければ意味がありません。

PDCAを回すことで、より使いやすく、より効率的な環境が構築されるはずです。

バックオフィスデジタル化に向けて出来る事からコツコツ実行しましょう

バックオフィスのデジタル化についてお伝えしてきました。

一口にDX化と言ってもいろんな方法がありますが、全てを同時に行うことは難しいでしょう。

今回紹介した中で、まずは1つだけ絞り、DX化をしていくことが望ましいと思います。

バックオフィスをDX化し作業効率を加速させましょう。

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文／おかねチップス編集部
監修文／おかねチップス編集部