【テンプレートあり】インボイス制度に使える請求書を準備しよう

2023年10月から導入されるインボイス制度により、請求書の発行方法が変わります。

制度に合わせた「適格請求書」を発行できなければ、取引先は「仕入れ税額控除」を受けられないため、より良いビジネスをするためにも正しい請求書の発行方法を知っておくことが大切です。

そこで今回は、インボイス制度導入に際して必須となる「適格請求書」のサンプル・テンプレートをご紹介します。

請求書の記載事項や扱い方も合わせて解説するので、ぜひ参考にしてください。

適格請求書とは

適格請求書とは、インボイス制度導入に伴い「消費税の仕入れ税額控除」を受けるために必須となる請求書です。

消費税は「支払われた額」と「経費として支払った額」を計上し、その差額を納税する必要があります。

この「経費として支払った額」を納付額から差し引きできる仕組みを「仕入れ税額控除」と呼びます。

そしてインボイス制度が導入されると、適格請求書に記載された消費税のみが控除の対象となるため、以下の準備が必要です。

・適格請求書の発行方法・記載内容を知っておく

・発行された適格請求書は正しい方法で保存する

・「適格請求書発行事業者の登録申請」の手続きを行う

　※免税事業者の場合は課税事業者に切り替えなければ申請不可

インボイス制度の導入や仕組みについては、以下の記事でさらに詳しく解説しているので、合わせて参考にしてください。

【インボイス制度ってなに？】どこよりもわかりやすく説明します！

インボイス適格請求書の記載事項は？

インボイス制度導入に際して必要な適格請求書の記載事項は以下の通りです。

・適格請求書発行事業者の氏名・登録番号
・取引年月日
・取引内容
・適用税率
・消費税額
・交付を受ける事業者名または指名

適格請求書発行事業者の氏名と登録番号は、申請手続きを経て発行され、登録番号と指名は政府サイト上で公表されます。

記載する内容は登録番号・消費税率などを現存の請求書に追記する形でも修正できるでしょう。

インボイス制度に対応の請求書サンプルテンプレート

インボイス制度の導入を機に、適格請求書の要件に合わせた請求書に一新するのも良いでしょう。

正しい適格請求書のサンプルテンプレートをもとに作成すれば、間違いがなく安心して制度導入に備えられます。

ここではインボイス制度導入に際して備えたい請求書のサンプルテンプレートをご覧ください。

適格請求書の国税庁のフォーマット

適格請求書の作成方法については、国税庁ホームページからも確認できます。

国税庁で公表されている適格請求書の作成例を参考に、新たに請求書を作成するのも良いでしょう。

参照：国税庁 – 適格請求書等の保存方式の概要｜適格請求書の記載事項・記載の留意点

以上のサイトでは「適格請求書」「適格簡易請求書」の作成方法について解説されています。

紙面での発行のほか電子データでの送付方法も合わせて明記されているため、ぜひ参考にしてください。

適格請求書のエクセルのテンプレート

適格請求書は、各種会計ソフト・サービスから提供されているエクセルテンプレートを参考に作成するのも選択肢の1つです。

無料でダウンロードできるものも多いため、発行方法や事業内容に合わせてサンプルテンプレートをダウンロードし活用するのも良いでしょう。

参照：MoneyForward クラウド請求書｜インボイス対応の請求書テンプレート_シンプル_02

業種や職種、使用しているPCやソフトによって、使いやすいテンプレートは異なるでしょう。

そのため、制度への理解を深めるとともに、自分にとって使いやすい適格請求書のテンプレートを活用することが大切です。

サンプルテンプレートをフル活用して、インボイス制度導入における業務の負担を減らしましょう。

インボイス制度対応の請求書の保存方法

インボイス制度導入に伴い、適格請求書を発行できることに加え、自分に発行された請求書を正しい方法で保存することも求められています。

発行された適格請求書を保存しなければ仕入れ税額控除は適用されないため、保存の準備も進めましょう。

紙で請求書を保存する場合

原則的に、請求書は紙面での保存が義務付けられており、インボイス制度導入に伴う適格請求書の保存も、紙面が基本です。

PDFをはじめデータで送られた適格請求書も、プリントアウトして紙面で保存しなければいけません。

保存期間は原則7年で、発行した者・受け取った者双方に保存義務が生じるため、適格請求書を発行した個人事業主やフリーランスも忘れず保存準備を進めましょう。

なお、保存期間の最後2年については、マイクロフィルムでの保存も可能なため、なるべく紙を減らしたい場合は合わせて準備しましょう。

電子データで請求書を保存する場合

電子データで請求書を保存する場合、保存開始の3ヶ月前までに管轄の税務署所長に届出し、承認を受ける必要があります。

ペーパーレスを検討している場合は、必ず届出を出してから保存を開始しましょう。

なお、電子データで保存する場合は「電子帳簿保存法」に準じた保存方法が求められます。

電子帳簿保存法を守った保存方法も合わせて確認し、電子データでの保存を始めることが大切です。

請求書サンプルを活用してインボイス制度に備えて準備を整えましょう

インボイス制度が導入されると、適格請求書発行事業者になるための手続きはもちろん、新たな請求書を発行・保存するための準備も必要となります。

制度導入に合わせて事務作業が煩雑化することも予測されるため、前もって制度を正しく理解し準備しておくことが大切です。

そして煩雑化する事務手続きに備えて、請求書のサンプルを活用することもおすすめします。

正しい請求書サンプルを活用すれば、発行に掛かる手間や時間も大きく削減できます。

個人事業主も企業も、適格請求書のサンプルや最新の情報をよくチェックして、インボイス制度導入に備えましょう。