税理士・山内真理×新米社長の華麗なる決算への道【8】「改正電子帳簿保存法が施行！ 帳簿や請求書などデータ管理の注意点は？」

それが近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中で会計や税務などのバックオフィス業務でも、クラウドサービスを利用することがごく当たり前になってきました。

さらに、コロナ禍のリモートワーク推進によってペーパレス化も進み、電子取引によりデータを送受信したり、電子署名を導入する企業や個人事業主も増えています。そういった時勢もあり、令和3年度の税制改正で見直されたという背景があります。

そのような事情を鑑み、実は施行直前の昨年12月に、実質2年間延期となることが発表されました。やむを得ない事情がある事業者についてはむこう2年間は義務が猶予されることとなり、実務的には準備期間がまだ取れます。

要件緩和はこれまで義務だった税務署長への事前申請が不要となったなど複数ありますが、注目すべきは、「(2)スキャナ保存」に関して。これまでおおむね3営業日以内に必要とされていた付与期間が2カ月＋7営業日に延長され、使いやすくなった点です。

なお、タイムスタンプの導入ができないという場合においても、それらスキャンデータに訂正・削除を行ったことが確認できるようなクラウドまたはそもそも訂正削除ができないクラウドを用いて、所定の期間内に保存確認ができるときは、タイムスタンプの付与を省略できる規定も設けられましたので、そうしたクラウドを導入するのも一つの手です。

2023年12月31日までに行う電子取引は、保存が必要な電子データをプリントアウトして保存し、税務調査に応じられるように適切に保管しておくなどすれば「やむを得ない事情がある」と通常は認められ、基本的に問題ないと考えられています。電子データの正しい保存・管理方法は次でお伝えしますね。

実際には、訂正削除が確認できるクラウドなどのシステムを利用するほか、事務処理規定を定めて運用する方法もありますので、タイムスタンプ付与が難しくても、「真実性の確保」の要件を満たす道はあります。

ただ、ペーパーレス化が加速する時代に対応し、ヒューマンエラーを減らして効率化するには、これを機に会計や経理のデジタル化を進めるのも良いと思います。昨今、各社がしのぎを削り、あらゆるクラウド会計サービスを開発・提供していますし。サービス内容も価格もさまざまで充実しているので、経営者の方には前向きに比較検討することをおすすめしています。

とくに、取引先や外注先と請求書などのやりとりが多いとされるディレクターやクリエイター、営業は知っておくとミスやトラブルを防げます。まだ猶予はありますので、その間に社内での情報共有も進めましょう。